So erstellen Sie Meeting-Notizen, ohne dass ein Bot am Call teilnimmt

Die Methode, die mit jedem Werkzeug funktioniert

Ein Bot ist nur eine Möglichkeit, einen Call festzuhalten. Die Schritte unten funktionieren bei Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Webex, einem Telefonat oder einem Meeting im Raum. Es kommt dabei kein zusätzlicher Gast in den Call.

1. 1Wählen Sie die Methode vor dem Meeting. Entscheiden Sie sich für eine der drei Möglichkeiten in dieser Anleitung. In der ersten Minute des Calls ist es dafür zu spät.
2. 2Sagen Sie es den Beteiligten. Sagen Sie zu Beginn, dass Sie aufnehmen oder Notizen machen, und warum. Warten Sie auf ein Ja.
3. 3Halten Sie das Meeting fest. Nehmen Sie es auf oder schreiben Sie mit. Markieren Sie die wichtigen Momente, zum Beispiel einen Beschluss oder einen Termin.
4. 4Schreiben Sie die Notizen am selben Tag. Halten Sie vier Teile fest: was beschlossen wurde, wer was erledigt, bis wann und welche Fragen offen sind.
5. 5Schicken Sie die Notizen an alle, die dabei waren. Bitten Sie sie, Fehler zu korrigieren. Eine Nachfass-E-Mail reicht dafür.

Möglichkeit 1: die eigene Aufnahme der Meeting-Plattform nutzen

Zoom, Microsoft Teams, Google Meet und Webex haben jeweils eine eingebaute Aufnahmefunktion. Kein fremdes Werkzeug kommt in den Call. Ob Sie die Funktion nutzen können, hängt vom Konto und von den Einstellungen der gastgebenden Person ab. Prüfen Sie das also vor dem Meeting.

1. 1Wenn Sie die gastgebende Person sind, suchen Sie vor dem Call die Aufnahmetaste in der Leiste des Meetings. Fehlt sie, hat Ihr Konto oder die Verwaltung Ihrer Organisation die Funktion vielleicht ausgeschaltet.
2. 2Wenn Sie Gast sind, bitten Sie die gastgebende Person, aufzunehmen, oder Ihnen die Erlaubnis zur Aufnahme zu geben.
3. 3Starten Sie die Aufnahme, wenn alle da sind. Diese Plattformen zeigen den Teilnehmenden einen Hinweis, dass die Aufnahme läuft.
4. 4Nach dem Call wird die Aufnahme auf dem Computer oder im Cloud-Konto der gastgebenden Person gespeichert. Bitten Sie sie um die Datei oder einen Link.
5. 5Manche Konten erstellen auch ein Transkript. Wenn Ihres das tut, nutzen Sie es als Grundlage für Ihre Notizen.

Möglichkeit 2: ein Handy neben den Laptop-Lautsprecher legen

Für diese Möglichkeit brauchen Sie keine Erlaubnis der Plattform, und dem Call wird nichts hinzugefügt. Der Laptop spielt den Call laut ab, und ein Handy auf dem Tisch nimmt den Raum auf. Es erfasst Ihre Stimme direkt und die anderen Stimmen über den Lautsprecher.

1. 1Ziehen Sie Ihre Kopfhörer ab. Das Handy kann nur aufnehmen, was laut abgespielt wird.
2. 2Legen Sie das Handy auf den Tisch, etwa eine Handlänge vom Laptop-Lautsprecher entfernt.
3. 3Öffnen Sie auf dem Handy eine Sprachaufnahme-App oder eine Notiz-App und starten Sie die Aufnahme.
4. 4Sagen Sie den Personen im Call, dass Sie aufnehmen, und führen Sie das Meeting dann ganz normal.
5. 5Beenden Sie die Aufnahme am Schluss. Hören Sie die erste Minute an, um zu prüfen, dass die Stimmen klar sind.

Möglichkeit 3: Notizen von Hand mit einer Vorlage schreiben

Für geschriebene Notizen brauchen Sie gar keine Aufnahme. Das ist die richtige Wahl, wenn jemand die Aufnahme ablehnt oder wenn das Thema vertraulich ist. Eine Vorlage hält Sie davon ab, jedes Wort mitzuschreiben.

1. 1Schreiben Sie vor dem Call das Datum, die Personen und die Tagesordnung oben auf die Seite. Sie können mit einer Protokollvorlage beginnen.
2. 2Lassen Sie unter jedem Tagesordnungspunkt Platz für drei Dinge: Beschlüsse, Aufgaben und offene Fragen.
3. 3Schreiben Sie während des Calls nur diese drei Dinge auf. Die Diskussion, die dorthin geführt hat, lassen Sie weg.
4. 4Schreiben Sie zu jeder Aufgabe einen Namen und einen Termin.
5. 5Lesen Sie in den letzten zwei Minuten die Beschlüsse und Aufgaben laut vor und fragen Sie, ob etwas fehlt.

Warum viele keinen Bot im Call wollen

• Er ist ein sichtbarer zusätzlicher Gast. Ein Bot erscheint in der Teilnehmerliste. Manche hören mitten im Satz auf und fragen, was das ist.
• Die Einstellungen der gastgebenden Person können ihn blockieren. Ein Warteraum, eine Regel, dass nur angemeldete Nutzer teilnehmen dürfen, oder ein von der Organisation abgeschalteter Gastzugang können einen Bot fernhalten. Dann haben Sie keine Notizen.
• Kunden fühlen sich vielleicht nicht wohl. In einem ersten Gespräch oder bei einem Gespräch über Preise kann ein unbekannter Teilnehmer die andere Seite vorsichtiger formulieren lassen.
• Es ist nicht Ihr Meeting. Als Gast haben Sie vielleicht das Gefühl, dass es nicht an Ihnen ist, einen Bot mitzubringen.

Die drei Möglichkeiten im Vergleich

Jede Möglichkeit tauscht Aufwand gegen Kontrolle. Die Tabelle zeigt, was Sie brauchen und was Sie erhalten.

Welche Möglichkeit für welche Situation

Die richtige Wahl hängt davon ab, woher die Stimmen kommen. Einen Überblick über Apps, die ohne Bot aufnehmen, gibt unser Vergleich von Transkriptions-Apps ohne Bot.

Tipps für den Ton, wenn Sie einen Laptop-Call mit dem Handy aufnehmen

Ton, der von einem kleinen Lautsprecher zu einem Handy-Mikrofon kommt, ist schwächer als Ton, der direkt im Call aufgenommen wird. Diese Gewohnheiten schließen den größten Teil der Lücke.

• Stellen Sie die Lautstärke des Laptops auf etwa drei Viertel. Bei voller Lautstärke können kleine Lautsprecher verzerren.
• Legen Sie das Handy nicht auf den Laptop. Tipp- und Lüftergeräusche übertragen sich über das Gehäuse. Legen Sie das Handy daneben auf ein Notizbuch oder ein Tuch.
• Richten Sie die Unterseite des Handys auf den Lautsprecher. Bei den meisten Handys sitzt das Hauptmikrofon an der Unterkante.
• Schließen Sie Tür und Fenster. Ein gleichmäßiges Hintergrundgeräusch überdeckt leise Stimmen.
• Schalten Sie „Nicht stören“ ein. Ein Klingelton mitten in der Aufnahme überdeckt, was gesagt wurde.
• Nutzen Sie einen externen Lautsprecher, wenn Sie einen haben. Ein lauterer, klarerer Lautsprecher gibt dem Handy mehr, womit es arbeiten kann.
• Machen Sie einen Test von zehn Sekunden. Nehmen Sie auf, hören Sie es an und verschieben Sie das Handy, wenn die andere Seite dünn klingt.

Häufige Probleme und Lösungen

So macht es Noter AI

Noter AI ist eine App für iPhone, iPad und Android. Die Aufnahme vor Ort nutzt das Mikrofon des Geräts, also kommt nichts in den Call. Die App hört den Raum, und dazu gehört auch ein Call, der über einen Lautsprecher läuft. Sie erhalten die App für iPhone und iPad oder Android.

1. 1Legen Sie das Handy neben den Laptop-Lautsprecher oder bei einem Meeting im Raum in die Mitte des Tisches.
2. 2Öffnen Sie Noter AI und starten Sie die Aufnahme mit einem Tippen. Auf dem iPhone können Sie auch über das Kontrollzentrum oder mit einem Siri-Kurzbefehl starten.
3. 3Sperren Sie den Bildschirm, wenn Sie möchten. Die Aufnahme läuft bei gesperrtem Bildschirm und im Hintergrund weiter, bis zu drei Stunden pro Aufnahme.
4. 4Beenden Sie die Aufnahme, wenn das Meeting vorbei ist. Die Verarbeitung dauert bei einer Aufnahme von 1 Stunde etwa 2 Minuten.
5. 5Öffnen Sie die Notiz. Sie enthält ein Transkript mit Sprecherzuordnung und Zeitstempeln, eine Zusammenfassung, eine ausführliche Analyse und Aufgaben mit Zuständigen.
6. 6Wählen Sie einen Ausgabestil, wenn Sie ein anderes Format brauchen, zum Beispiel ein Besprechungsprotokoll oder eine E-Mail. Exportieren Sie als PDF, Word oder reinen Text.

Beispiel für das Ergebnis: Notizen aus einem Kundengespräch

Die Karte unten ist ein erfundenes Beispiel. Sie zeigt die Art von kurzen Notizen, die Sie aus einem 25-minütigen Kundengespräch erwarten können. Der Call lief über einen Laptop-Lautsprecher und wurde mit einem Handy aufgenommen.

Einwilligung und die ehrlichen Grenzen

Kein Bot im Call heißt nicht, dass niemand Bescheid wissen muss. Die Personen auf der anderen Seite sehen das Handy auf Ihrem Tisch nicht. Deshalb ist es Ihre Pflicht, es ihnen zu sagen. Sagen Sie es zu Beginn und hören Sie auf, wenn jemand widerspricht. Die Gesetze sind von Land zu Land verschieden, manchmal auch zwischen Bundesstaaten. Lesen Sie die Gesetze für Meeting-Aufnahmen nach Land, bevor Sie Personen an einem anderen Ort aufnehmen.

Noter AI hat für diese Arbeit Grenzen. Sie sollten sie kennen, bevor Sie sich darauf verlassen.

• Eine Desktop-App gibt es nicht. Noter AI kann den Ton in Ihrem Laptop nicht abgreifen. Bei einem Call auf dem Laptop nimmt das Handy den Raum auf.
• Ton aus dem Raum ist schwächer als Ton aus dem Call. Stimmen, die über einen kleinen Lautsprecher kommen, können ähnlich klingen. Prüfen Sie die Sprecherzuordnung im Transkript und benennen Sie Sprecher bei Bedarf um.
• Mit Kopfhörern funktioniert diese Methode nicht. Der Call muss laut abgespielt werden.
• Auch Telefonate brauchen einen Lautsprecher. iOS gibt Apps keinen Zugriff auf den Ton von Anrufen. Lesen Sie dazu, wie Sie ein Telefonat auf dem iPhone aufnehmen.
• Der Bot ist freiwillig und getrennt. Noter AI hat auch einen Meeting-Bot, der als sichtbarer Gast an Zoom, Microsoft Teams, Google Meet und Webex teilnimmt. Sie schicken ihn nur, wenn Sie es wollen.