Cómo tomar notas de una reunión sin que un bot entre en la llamada

El método que funciona con cualquier herramienta

Un bot es solo una forma de grabar una llamada. Los pasos de abajo funcionan en Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Webex, una llamada telefónica o una reunión en una sala. No necesitan ningún invitado extra en la llamada.

1. 1Elige cómo vas a grabar antes de la reunión. Escoge una de las tres opciones de esta guía. Decidirlo en el primer minuto de la llamada es demasiado tarde.
2. 2Avisa a la gente. Di al principio que vas a grabar o a tomar notas, y por qué. Espera a que te digan que sí.
3. 3Registra la reunión. Grábala o escribe sobre la marcha. Marca los momentos que importan, como una decisión o una fecha.
4. 4Escribe las notas el mismo día. Mantén cuatro partes: qué se decidió, quién hace qué, para cuándo y las preguntas abiertas.
5. 5Envía las notas a todos los que estuvieron. Pídeles que corrijan lo que esté mal. Basta con un correo de seguimiento.

Opción 1: usa la grabación de la propia plataforma

Zoom, Microsoft Teams, Google Meet y Webex tienen una función de grabación incluida. Ninguna herramienta externa entra en la llamada. Que puedas usarla depende de la cuenta y de los ajustes del anfitrión, así que compruébalo antes de la reunión.

1. 1Si eres el anfitrión, busca el control de grabación en la barra de herramientas de la reunión antes de que empiece la llamada. Si no aparece, puede que tu cuenta o el administrador de tu organización lo haya desactivado.
2. 2Si eres invitado, pide al anfitrión que grabe o que te dé permiso para grabar.
3. 3Empieza la grabación cuando se hayan unido todos. Estas plataformas muestran a los participantes un aviso de que se está grabando.
4. 4Después de la llamada, la grabación se guarda en el ordenador o en la cuenta en la nube del anfitrión. Pídele el archivo o un enlace.
5. 5Algunas cuentas también generan una transcripción. Si la tuya lo hace, úsala como base para tus notas.

Opción 2: pon un teléfono junto al altavoz del portátil

Esta opción no necesita permiso de la plataforma y no añade nada a la llamada. El portátil reproduce la llamada en voz alta y un teléfono sobre la mesa graba la sala. Capta tu voz directamente y las demás voces a través del altavoz.

1. 1Desconecta los auriculares. El teléfono solo puede grabar lo que suena en voz alta.
2. 2Pon el teléfono sobre la mesa, a un palmo del altavoz del portátil.
3. 3Abre una app de grabadora de voz o una app de notas en el teléfono y empieza a grabar.
4. 4Avisa a las personas de la llamada de que estás grabando y luego sigue la reunión con normalidad.
5. 5Detén la grabación al final. Escucha el primer minuto para comprobar que las voces se oyen claras.

Opción 3: escribe las notas a mano con una plantilla

Las notas escritas no necesitan ninguna grabación. Es la opción correcta cuando alguien no acepta que se grabe o cuando el tema es delicado. Una plantilla evita que intentes escribir cada palabra.

1. 1Antes de la llamada, escribe la fecha, las personas y el orden del día al principio de la página. Puedes partir de una plantilla de acta de reunión.
2. 2Debajo de cada punto del orden del día, deja espacio para tres cosas: decisiones, tareas y preguntas abiertas.
3. 3Durante la llamada, escribe solo esas tres cosas. Salta la conversación que llevó hasta ellas.
4. 4Junto a cada tarea, escribe un nombre y una fecha.
5. 5En los dos últimos minutos, lee en voz alta las decisiones y las tareas y pregunta si falta algo.

Por qué la gente evita un bot en la llamada

• Es un invitado extra que se ve. Un bot aparece en la lista de participantes. Algunas personas se interrumpen a mitad de frase para preguntar qué es.
• Los ajustes del anfitrión pueden bloquearlo. Una sala de espera, una norma que solo deja entrar a usuarios con sesión iniciada o el acceso de invitados desactivado por la organización pueden dejar fuera a un bot. Entonces te quedas sin notas.
• Puede que los clientes no se sientan cómodos. En una primera llamada o en una conversación sobre precios, un participante desconocido puede hacer que la otra parte cuide más sus palabras.
• No es tu reunión. Como invitado, puedes sentir que no te corresponde meter uno.

Las tres opciones comparadas

Cada opción cambia esfuerzo por control. La tabla muestra qué necesitas y qué obtienes.

Qué opción usar en cada situación

La elección correcta depende de dónde vienen las voces. Si quieres ver apps que graban sin bot, consulta nuestra selección de apps de transcripción sin bot.

Consejos de audio para grabar con el teléfono una llamada en el portátil

El sonido que va de un altavoz pequeño al micrófono de un teléfono llega más débil que el sonido captado dentro de la llamada. Estos hábitos cierran casi toda la diferencia.

• Pon el volumen del portátil a unos tres cuartos. A todo volumen, los altavoces pequeños pueden distorsionar.
• No apoyes el teléfono en el portátil. El ruido del teclado y del ventilador se transmite por la carcasa. Pon el teléfono sobre un cuaderno o un paño al lado.
• Apunta la parte de abajo del teléfono hacia el altavoz. La mayoría de los teléfonos tienen el micrófono principal en el borde inferior.
• Cierra la puerta y la ventana. Un ruido de fondo constante tapa las voces bajas.
• Activa No molestar. Un tono de llamada en mitad de la grabación tapa lo que se dijo.
• Usa un altavoz externo si tienes uno. Un altavoz más fuerte y más claro le da al teléfono más con qué trabajar.
• Haz una prueba de diez segundos. Graba, escucha y mueve el teléfono si la otra parte suena débil.

Problemas frecuentes y cómo resolverlos

Cómo lo hace Noter AI

Noter AI es una app para iPhone, iPad y Android. Su grabación en persona usa el micrófono del dispositivo, así que nada entra en la llamada. Oye la sala, y eso incluye una llamada que suena por un altavoz. Descárgala para iPhone y iPad o para Android.

1. 1Pon el teléfono junto al altavoz del portátil, o en el centro de la mesa si la reunión es en una sala.
2. 2Abre Noter AI y empieza a grabar con un toque. En iPhone también puedes empezar desde el Centro de control o con un atajo de Siri.
3. 3Bloquea la pantalla si quieres. La grabación sigue con la pantalla bloqueada y en segundo plano, hasta tres horas por grabación.
4. 4Detén la grabación cuando termine la reunión. El procesamiento tarda unos 2 minutos para una grabación de 1 hora.
5. 5Abre la nota. Contiene una transcripción con etiquetas de hablante y marcas de tiempo, un resumen, un análisis detallado y tareas pendientes con su responsable.
6. 6Elige un estilo de salida si necesitas otro formato, como acta de reunión o correo electrónico. Exporta como PDF, Word o texto sin formato.

Ejemplo de resultado: notas de una llamada con un cliente

La tarjeta de abajo es un ejemplo inventado. Muestra el tipo de notas cortas que puedes esperar de una llamada de 25 minutos con un cliente, reproducida por el altavoz de un portátil y grabada con un teléfono.

Consentimiento y los límites reales

Que no haya un bot en la llamada no significa que nadie tenga que saberlo. Las personas del otro lado no ven un teléfono sobre tu mesa, así que la obligación de avisarles es tuya. Dilo al principio y detente si alguien se opone. Las leyes cambian según el país y, a veces, según el estado. Consulta las leyes de grabación de reuniones por país antes de grabar a personas de otro lugar.

Noter AI tiene límites para este trabajo, y conviene conocerlos antes de depender de la app.

• No hay app de escritorio. Noter AI no puede captar el sonido interno de tu portátil. En una llamada desde el portátil, el teléfono graba la sala.
• El audio de la sala es más débil que el de la llamada. Las voces que salen de un altavoz pequeño pueden sonar parecidas. Revisa las etiquetas de hablante en la transcripción y cámbiales el nombre donde haga falta.
• Este método no funciona con auriculares. La llamada tiene que sonar en voz alta.
• Las llamadas telefónicas también necesitan altavoz. iOS no da a las apps acceso al audio de las llamadas. Consulta cómo grabar una llamada en iPhone.
• El bot es opcional y va aparte. Noter AI también tiene un bot de reuniones que entra en Zoom, Microsoft Teams, Google Meet y Webex como invitado visible. Solo lo envías cuando tú decides.