Cara mencatat rapat tanpa bot yang ikut bergabung ke panggilan

Cara kerja yang cocok untuk alat apa pun

Bot hanyalah salah satu cara untuk merekam panggilan. Langkah-langkah di bawah ini bisa dipakai di Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Webex, panggilan telepon, atau rapat di ruangan. Tidak perlu ada tamu tambahan di panggilan.

1. 1Pilih cara merekam sebelum rapat. Pilih salah satu dari tiga opsi di panduan ini. Memutuskannya di menit pertama panggilan sudah terlambat.
2. 2Beri tahu peserta. Sampaikan di awal bahwa Anda merekam atau mencatat, dan alasannya. Tunggu sampai mereka setuju.
3. 3Rekam rapatnya. Rekam atau tulis sambil rapat berjalan. Tandai momen penting, seperti keputusan atau tanggal.
4. 4Tulis catatan di hari yang sama. Isi empat bagian: apa yang diputuskan, siapa mengerjakan apa, kapan tenggatnya, dan pertanyaan terbuka.
5. 5Kirim catatan ke semua yang hadir. Minta mereka mengoreksi yang salah. Sebuah email tindak lanjut sudah cukup.

Opsi 1: gunakan fitur rekam bawaan platform rapat

Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, dan Webex masing-masing punya fitur rekam bawaan. Tidak ada alat luar yang ikut bergabung ke panggilan. Bisa atau tidaknya Anda memakainya tergantung akun dan pengaturan penyelenggara, jadi periksa sebelum rapat.

1. 1Jika Anda penyelenggara, cari tombol rekam di bilah alat rapat sebelum panggilan dimulai. Jika tidak ada, akun Anda atau admin organisasi Anda mungkin telah menonaktifkannya.
2. 2Jika Anda tamu, minta penyelenggara untuk merekam, atau minta izin agar Anda bisa merekam.
3. 3Mulai merekam setelah semua orang bergabung. Platform ini menampilkan pemberitahuan kepada peserta bahwa rekaman sedang berjalan.
4. 4Setelah panggilan, rekaman tersimpan di komputer atau akun cloud penyelenggara. Minta file atau tautannya kepada penyelenggara.
5. 5Sebagian akun juga menghasilkan transkrip. Jika akun Anda bisa, gunakan transkrip itu sebagai dasar catatan Anda.

Opsi 2: letakkan ponsel di dekat speaker laptop

Opsi ini tidak perlu izin dari platform dan tidak menambahkan apa pun ke panggilan. Laptop memutar suara panggilan dengan keras, dan ponsel di meja merekam suara ruangan. Ponsel menangkap suara Anda secara langsung dan suara peserta lain lewat speaker.

1. 1Lepas headphone Anda. Ponsel hanya bisa merekam suara yang terdengar keras.
2. 2Letakkan ponsel di meja, sekitar satu jengkal dari speaker laptop.
3. 3Buka aplikasi perekam suara atau aplikasi pencatat di ponsel dan mulai merekam.
4. 4Beri tahu peserta panggilan bahwa Anda merekam, lalu jalankan rapat seperti biasa.
5. 5Hentikan rekaman di akhir rapat. Dengarkan menit pertama untuk memastikan suaranya jelas.

Opsi 3: tulis catatan secara manual dengan template

Catatan tertulis sama sekali tidak memerlukan rekaman. Ini pilihan yang tepat jika ada yang menolak direkam, atau jika topiknya sensitif. Template membantu Anda agar tidak mencoba menulis setiap kata.

1. 1Sebelum panggilan, tulis tanggal, peserta, dan agenda di bagian atas halaman. Anda bisa mulai dari template notulen rapat.
2. 2Di bawah setiap poin agenda, sisakan ruang untuk tiga hal: keputusan, tugas, dan pertanyaan terbuka.
3. 3Selama panggilan, tulis tiga hal itu saja. Lewati diskusi yang mengarah ke sana.
4. 4Untuk setiap tugas, tulis nama dan tanggal di sebelahnya.
5. 5Di dua menit terakhir, bacakan keputusan dan tugas, lalu tanyakan apakah ada yang terlewat.

Mengapa orang menghindari bot di panggilan

• Bot terlihat sebagai tamu tambahan. Bot muncul di daftar peserta. Ada orang yang berhenti di tengah kalimat untuk menanyakan apa itu.
• Pengaturan penyelenggara bisa memblokirnya. Ruang tunggu, aturan bahwa hanya pengguna yang sudah masuk akun boleh bergabung, atau akses tamu yang dimatikan organisasi bisa membuat bot tertahan di luar. Akibatnya Anda tidak punya catatan.
• Klien mungkin tidak nyaman. Di panggilan pertama atau saat membahas harga, peserta yang tidak dikenal bisa membuat pihak lain lebih berhati-hati dalam berbicara.
• Itu bukan rapat Anda. Sebagai tamu, Anda mungkin merasa tidak pantas membawa bot ke dalamnya.

Perbandingan ketiga opsi

Setiap opsi menukar usaha dengan kendali. Tabel ini menunjukkan apa yang Anda perlukan dan apa yang Anda dapatkan.

Opsi mana untuk situasi apa

Pilihan yang tepat tergantung dari mana suara berasal. Untuk melihat aplikasi yang merekam tanpa bot, baca daftar aplikasi transkripsi tanpa bot kami.

Tips audio saat merekam panggilan laptop dengan ponsel

Suara yang berpindah dari speaker kecil ke mikrofon ponsel lebih lemah daripada suara yang ditangkap langsung di dalam panggilan. Kebiasaan berikut menutup sebagian besar selisihnya.

• Atur volume laptop sekitar tiga perempat. Volume penuh bisa membuat speaker kecil pecah.
• Jangan letakkan ponsel di atas laptop. Suara ketikan dan kipas merambat lewat badan laptop. Letakkan ponsel di atas buku catatan atau kain di sebelahnya.
• Arahkan bagian bawah ponsel ke speaker. Sebagian besar ponsel punya mikrofon utama di sisi bawah.
• Tutup pintu dan jendela. Bising latar yang terus-menerus menenggelamkan suara yang pelan.
• Aktifkan mode Jangan Ganggu. Nada dering di tengah rekaman menutupi apa yang sedang dibicarakan.
• Gunakan speaker eksternal jika ada. Speaker yang lebih keras dan jernih memberi ponsel suara yang lebih baik untuk direkam.
• Lakukan tes sepuluh detik. Rekam, putar ulang, lalu geser ponsel jika suara pihak seberang terdengar tipis.

Masalah umum dan solusinya

Cara Noter AI melakukannya

Noter AI adalah aplikasi untuk iPhone, iPad, dan Android. Fitur rekaman tatap muka memakai mikrofon perangkat, jadi tidak ada yang ikut bergabung ke panggilan. Aplikasi mendengar suara ruangan, termasuk panggilan yang diputar lewat speaker. Unduh untuk iPhone dan iPad atau Android.

1. 1Letakkan ponsel di dekat speaker laptop, atau di tengah meja untuk rapat di ruangan.
2. 2Buka Noter AI dan mulai merekam dengan satu ketukan. Di iPhone, Anda juga bisa memulai dari Pusat Kontrol atau dengan pintasan Siri.
3. 3Kunci layar jika mau. Rekaman tetap berjalan saat layar terkunci dan di latar belakang, hingga tiga jam per rekaman.
4. 4Hentikan rekaman saat rapat selesai. Pemrosesan memakan waktu sekitar 2 menit untuk rekaman 1 jam.
5. 5Buka catatannya. Isinya transkrip dengan label pembicara dan penanda waktu, ringkasan, analisis mendetail, dan daftar tugas beserta penanggung jawabnya.
6. 6Pilih gaya output jika Anda butuh format lain, seperti Minutes of meeting (notulen rapat) atau Email (email). Ekspor sebagai PDF, Word, atau teks biasa.

Contoh hasil: catatan panggilan dengan klien

Kartu di bawah ini adalah contoh rekaan. Contoh ini menunjukkan jenis catatan singkat yang bisa Anda harapkan dari panggilan klien selama 25 menit yang diputar lewat speaker laptop dan direkam dengan ponsel.

Persetujuan, dan batasan yang jujur

Tidak ada bot di panggilan bukan berarti tidak ada yang perlu tahu. Ponsel di meja Anda tidak terlihat oleh orang di seberang, jadi kewajiban memberi tahu ada di tangan Anda. Sampaikan di awal dan berhenti jika ada yang keberatan. Hukum berbeda di tiap negara, dan kadang di tiap wilayah. Baca hukum perekaman rapat di berbagai negara sebelum Anda merekam orang yang berada di tempat lain.

Noter AI punya batasan untuk tugas ini, dan sebaiknya Anda mengetahuinya sebelum mengandalkannya.

• Tidak ada aplikasi desktop. Noter AI tidak bisa menangkap suara dari dalam laptop Anda. Pada panggilan di laptop, ponsel merekam suara ruangan.
• Audio ruangan lebih lemah daripada audio panggilan. Suara yang keluar dari speaker kecil bisa terdengar mirip satu sama lain. Periksa label pembicara di transkrip dan ganti namanya bila perlu.
• Cara ini tidak bisa dipakai dengan headphone. Panggilan harus terdengar keras.
• Panggilan telepon juga perlu speaker. iOS tidak memberi aplikasi akses ke audio panggilan. Lihat cara merekam panggilan telepon di iPhone.
• Bot bersifat opsional dan terpisah. Noter AI juga punya bot rapat yang bergabung ke Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, dan Webex sebagai tamu yang terlihat. Bot hanya dikirim jika Anda memilihnya.