Come prendere appunti in riunione senza un bot nella chiamata

Il metodo che funziona con qualsiasi strumento

Un bot è solo uno dei modi per registrare una chiamata. I passaggi qui sotto funzionano con Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Webex, una telefonata o una riunione in sala. Non serve nessun ospite in più nella chiamata.

1. 1Scegli come registrare prima della riunione. Scegli una delle tre opzioni di questa guida. Deciderlo nel primo minuto della chiamata è troppo tardi.
2. 2Avvisa i partecipanti. All'inizio di' che registrerai o prenderai appunti, e perché. Aspetta che siano d'accordo.
3. 3Registra la riunione. Registrala o scrivi mentre si parla. Segna i momenti importanti, come una decisione o una data.
4. 4Scrivi gli appunti lo stesso giorno. Tieni quattro parti: cosa si è deciso, chi fa cosa, entro quando e le domande aperte.
5. 5Invia gli appunti a tutti i presenti. Chiedi di correggere ciò che non va. Basta una email di follow-up.

Opzione 1: usa la registrazione della piattaforma

Zoom, Microsoft Teams, Google Meet e Webex hanno una funzione di registrazione integrata. Nessuno strumento esterno entra nella chiamata. Se puoi usarla dipende dall'account e dalle impostazioni dell'organizzatore, quindi verificalo prima della riunione.

1. 1Se sei l'organizzatore, cerca il comando di registrazione nella barra degli strumenti della riunione prima che inizi la chiamata. Se non c'è, il tuo account o l'amministratore della tua organizzazione potrebbe averlo disattivato.
2. 2Se sei invitato, chiedi all'organizzatore di registrare o di darti il permesso di farlo.
3. 3Avvia la registrazione quando sono entrati tutti. Queste piattaforme mostrano ai partecipanti un avviso di registrazione in corso.
4. 4Dopo la chiamata, la registrazione viene salvata sul computer o nell'account cloud dell'organizzatore. Chiedigli il file o un link.
5. 5Alcuni account generano anche una trascrizione. Se il tuo lo fa, usala come base per i tuoi appunti.

Opzione 2: metti un telefono vicino all'altoparlante del portatile

Questa opzione non richiede il permesso della piattaforma e non aggiunge nulla alla chiamata. Il portatile riproduce la chiamata ad alta voce e un telefono sul tavolo registra la stanza. Capta la tua voce direttamente e le altre voci attraverso l'altoparlante.

1. 1Scollega le cuffie. Il telefono può registrare solo ciò che si sente ad alta voce.
2. 2Metti il telefono sul tavolo, a una spanna dall'altoparlante del portatile.
3. 3Apri un'app di registrazione vocale o un'app per appunti sul telefono e inizia a registrare.
4. 4Avvisa i partecipanti che stai registrando, poi segui la riunione come al solito.
5. 5Ferma la registrazione alla fine. Ascolta il primo minuto per verificare che le voci si sentano bene.

Opzione 3: scrivi gli appunti a mano con un modello

Gli appunti scritti non richiedono nessuna registrazione. È l'opzione giusta quando qualcuno non accetta di essere registrato o quando l'argomento è delicato. Un modello ti evita di provare a scrivere ogni parola.

1. 1Prima della chiamata, scrivi la data, i partecipanti e l'ordine del giorno in cima alla pagina. Puoi partire da un modello di verbale di riunione.
2. 2Sotto ogni punto dell'ordine del giorno, lascia spazio per tre cose: decisioni, attività e domande aperte.
3. 3Durante la chiamata, scrivi solo queste tre cose. Salta la conversazione che ci ha portato lì.
4. 4Accanto a ogni attività, scrivi un nome e una data.
5. 5Negli ultimi due minuti, leggi ad alta voce decisioni e attività e chiedi se manca qualcosa.

Perché si evita un bot nella chiamata

• È un ospite in più che si vede. Un bot compare nell'elenco dei partecipanti. Alcune persone si interrompono a metà frase per chiedere cos'è.
• Le impostazioni dell'organizzatore possono bloccarlo. Una sala d'attesa, una regola che fa entrare solo utenti con accesso effettuato o l'accesso ospiti disattivato dall'organizzazione possono lasciare fuori un bot. E allora resti senza appunti.
• I clienti potrebbero non sentirsi a loro agio. In una prima chiamata o in una trattativa sul prezzo, un partecipante sconosciuto può rendere l'altra parte più cauta con le parole.
• Non è la tua riunione. Da invitato, puoi sentire che non spetta a te farne entrare uno.

Le tre opzioni a confronto

Ogni opzione scambia impegno con controllo. La tabella mostra cosa ti serve e cosa ottieni.

Quale opzione usare in ogni situazione

La scelta giusta dipende da dove arrivano le voci. Se vuoi vedere app che registrano senza bot, guarda la nostra selezione di app di trascrizione senza bot.

Consigli audio per registrare con il telefono una chiamata sul portatile

Il suono che passa da un piccolo altoparlante al microfono di un telefono arriva più debole del suono captato dentro la chiamata. Queste abitudini colmano quasi tutta la differenza.

• Tieni il volume del portatile a circa tre quarti. Al massimo, gli altoparlanti piccoli possono distorcere.
• Non appoggiare il telefono sul portatile. Il rumore della tastiera e della ventola passa attraverso la scocca. Metti il telefono su un quaderno o un panno accanto.
• Punta il lato inferiore del telefono verso l'altoparlante. La maggior parte dei telefoni ha il microfono principale sul bordo inferiore.
• Chiudi porta e finestra. Un rumore di fondo costante copre le voci basse.
• Attiva Non disturbare. Una suoneria a metà registrazione copre quello che si è detto.
• Usa un altoparlante esterno se ne hai uno. Un altoparlante più forte e più chiaro dà al telefono un suono migliore da registrare.
• Fai una prova di dieci secondi. Registra, ascolta e sposta il telefono se l'altra parte si sente debole.

Problemi frequenti e come risolverli

Come lo fa Noter AI

Noter AI è un'app per iPhone, iPad e Android. La sua registrazione in presenza usa il microfono del dispositivo, quindi nulla entra nella chiamata. Sente la stanza, compresa una chiamata che esce da un altoparlante. Scaricala per iPhone e iPad o per Android.

1. 1Metti il telefono vicino all'altoparlante del portatile, o al centro del tavolo se la riunione è in sala.
2. 2Apri Noter AI e inizia a registrare con un tocco. Su iPhone puoi anche partire dal Centro di controllo o con un comando rapido di Siri.
3. 3Blocca lo schermo se vuoi. La registrazione continua a schermo bloccato e in background, fino a tre ore per registrazione.
4. 4Ferma la registrazione quando la riunione finisce. L'elaborazione richiede circa 2 minuti per una registrazione di 1 ora.
5. 5Apri la nota. Contiene una trascrizione con etichette degli interlocutori e minutaggi, un riassunto, un'analisi dettagliata e le attività con il loro responsabile.
6. 6Scegli uno stile di output se ti serve un altro formato, come verbale di riunione o email. Esporta in PDF, Word o testo semplice.

Esempio di risultato: appunti di una chiamata con un cliente

La scheda qui sotto è un esempio inventato. Mostra il tipo di appunti brevi che puoi aspettarti da una chiamata di 25 minuti con un cliente, riprodotta dall'altoparlante di un portatile e registrata con un telefono.

Consenso e limiti reali

Nessun bot nella chiamata non significa che nessuno debba saperlo. Chi è dall'altra parte non vede un telefono sul tuo tavolo, quindi avvisarlo spetta a te. Dillo all'inizio e fermati se qualcuno non è d'accordo. Le leggi cambiano da paese a paese e a volte da regione a regione. Consulta le leggi sulla registrazione delle riunioni nei vari paesi prima di registrare persone che si trovano altrove.

Noter AI ha dei limiti per questo uso, ed è bene conoscerli prima di affidarti all'app.

• Nessuna app desktop. Noter AI non può catturare l'audio interno del tuo portatile. In una chiamata dal portatile, il telefono registra la stanza.
• L'audio della stanza è più debole di quello della chiamata. Le voci che escono da un piccolo altoparlante possono sembrare simili. Controlla le etichette degli interlocutori nella trascrizione e rinominale dove serve.
• Questo metodo non funziona con le cuffie. La chiamata deve sentirsi ad alta voce.
• Anche le telefonate richiedono il vivavoce. iOS non dà alle app accesso all'audio delle chiamate. Leggi come registrare una chiamata su iPhone.
• Il bot è facoltativo e separato. Noter AI ha anche un bot per le riunioni che entra in Zoom, Microsoft Teams, Google Meet e Webex come partecipante visibile. Lo mandi solo quando decidi tu.