Comment rédiger un ordre du jour de réunion
Un ordre du jour est un court plan que vous envoyez avant la réunion. Il dit pourquoi le groupe se réunit, de quoi il va parler, qui mène chaque partie et combien de temps dure chaque partie. Un bon ordre du jour raccourcit la réunion. Il donne aussi à la personne qui prend les notes une structure toute prête. Ce guide explique comment le rédiger, quelle longueur lui donner, et comment le transformer en notes ensuite.
Mis à jour en octobre 2026
Commencez par une phrase qui donne l'objectif de la réunion. Écrivez chaque sujet sous forme de question à trancher ou de décision à prendre, et donnez-lui un responsable et un nombre de minutes. Ajoutez les liens vers ce que les gens doivent lire avant. Envoyez-le au moins un jour avant, faites-le tenir sur un écran, et gardez les dernières minutes pour les décisions et les actions. Après la réunion, reprenez les mêmes sujets comme titres de vos notes.
Comment le rédiger, étape par étape
Ces étapes conviennent à la plupart des réunions de travail à trois personnes ou plus.
- 1Écrivez l'objectif en une phrase. Par exemple : « Fixer la date de lancement et décider qui s'occupe de la fiche dans la boutique d'applications. » Si vous n'arrivez pas à écrire cette phrase, un e-mail suffit peut-être.
- 2Listez les sujets. Notez tout ce qui demande du temps. Retirez les sujets qui ne servent pas l'objectif.
- 3Transformez chaque sujet en question ou en décision. « Budget » ne dit rien à personne. « Faut-il déplacer 2 000 $ de la publicité vers le design ? » dit aux gens à quoi réfléchir avant de venir.
- 4Donnez un responsable à chaque point. Le responsable présente le sujet et garde la discussion sur les rails. Un seul nom par point, même si beaucoup de personnes vont parler.
- 5Donnez une durée à chaque point. Écrivez les minutes à côté. Additionnez les durées et vérifiez qu'elles tiennent dans la réunion, avec quelques minutes de marge.
- 6Ajoutez les documents à lire avant. Mettez en lien le document, les chiffres ou la maquette à regarder d'abord. Indiquez le temps de lecture.
- 7Mettez le point le plus important en premier. Ce sont les points de la fin qui sautent.
- 8Gardez du temps à la fin pour les décisions et les actions. Cinq minutes suffisent pour la plupart des réunions. Relisez ce qui a été décidé et qui fait quoi, pour quand.
- 9Envoyez-le à l'avance. Mettez-le dans l'invitation du calendrier au moins un jour ouvré avant. Demandez aux gens de répondre s'il manque un sujet.
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Les parties d'un ordre du jour, et pourquoi chacune est là
Chaque partie répond à une question que quelqu'un se posera avant ou pendant la réunion. Si une partie ne s'applique pas, supprimez-la.
| Partie | Pourquoi elle est là | Comment la rédiger |
|---|---|---|
| Titre, date, heure, lieu ou lien | Les gens trouvent la réunion et arrivent à l'heure | Une ligne. Ajoutez le fuseau horaire si les gens sont dans plusieurs fuseaux |
| Objectif | Dit à chacun à quoi ressemble une réunion réussie | Une phrase qui commence par un verbe, comme « Décider » ou « Convenir » |
| Participants | Montre qui doit être là et qui est facultatif | Les noms seulement. Signalez les personnes facultatives |
| Documents à lire avant | Évite de passer du temps de réunion à lire à l'écran | Un lien et le temps de lecture, par exemple « 5 min » |
| Sujets en questions ou en décisions | Les gens arrivent avec une réponse prête | Une question qui finit par un point d'interrogation, ou « Décider : ... » |
| Un responsable par point | Quelqu'un mène chaque partie et la fait avancer | Un nom à côté de chaque point |
| Une durée par point | Empêche un sujet de prendre toute la réunion | Les minutes à côté de chaque point, avec un total inférieur à la durée de la réunion |
| Décisions et actions | Garantit que la réunion se termine par des résultats | Le dernier point, 5 minutes, mené par l'organisateur |
Quelle longueur selon le type de réunion
Chaque réunion demande plus ou moins de préparation. Prenez ce tableau comme point de départ. En règle générale, prévoyez environ un point toutes les 10 à 15 minutes.
| Type de réunion | Durée habituelle | Points à l'ordre du jour | Quand l'envoyer |
|---|---|---|---|
| Point quotidien (stand-up) | 15 minutes | Pas de liste. Les trois mêmes questions chaque jour | Une fois, dans l'invitation récurrente |
| Réunion d'équipe hebdomadaire | 30 à 60 minutes | 3 à 5 | 1 jour ouvré avant |
| Entretien individuel | 30 minutes | 2 à 4, ajoutés surtout par le collaborateur | Une liste partagée que les deux personnes complètent pendant la semaine |
| Réunion de lancement de projet | 60 à 90 minutes | 5 à 7 | 2 à 3 jours avant, avec les documents à lire |
| Réunion client | 30 à 60 minutes | 3 à 4 | 1 à 2 jours avant, en demandant au client d'ajouter ses points |
| Réunion de décision | 30 à 45 minutes | 1 à 2 | 2 jours avant, avec les options écrites |
Pourquoi les sujets marchent mieux sous forme de questions
Un sujet comme « Point marketing » n'a pas de fin. Personne ne sait quand le point est terminé. Une question comme « Quels deux canaux testons-nous en novembre ? » se termine quand le groupe y répond. Ensuite, vous passez au point suivant.
Les questions aident aussi les gens à se préparer. Ils peuvent apporter des chiffres ou consulter leur équipe avant. Les points qui ne font que partager une nouvelle peuvent être marqués « Pour information » et rester courts, ou passer dans les documents à lire avant.
Exemple : un ordre du jour pour une réunion d'équipe hebdomadaire
Voici un ordre du jour rempli pour une réunion de 45 minutes. L'équipe, les noms et les chiffres sont inventés pour montrer le format.
Réunion hebdomadaire de l'équipe support, mardi de 10 h 00 à 10 h 45, salle 2 ou lien vidéo dans l'invitation
Objectif : décider comment nous assurons le support pendant la semaine des fêtes, et convenir du nouveau délai de réponse.
Participants : Claire (organisatrice), Hugo, Manon. Facultatif : contact de la finance.
À lire avant : les chiffres des tickets du mois dernier, 5 min, en lien dans l'invitation.
1. Qui assure le support du 23 au 27 décembre ? Responsable : Claire. 15 min.
2. Décider : passons-nous le délai de première réponse de 24 heures à 12 heures ? Responsable : Hugo. 15 min.
3. Pour information : les nouvelles étiquettes de tickets arrivent lundi prochain. Responsable : Manon. 5 min.
4. Divers, seulement s'il reste du temps. 5 min.
5. Décisions et actions : relire ce que nous avons convenu et qui fait quoi, pour quand. Responsable : Claire. 5 min.
Merci de répondre avant lundi s'il manque un sujet.
Comment l'ordre du jour devient le squelette de vos notes
L'ordre du jour est déjà le plan des notes. Avant le début de la réunion, copiez les points de l'ordre du jour dans un nouveau document, sous forme de titres. Sous chaque titre, laissez de la place pour trois choses : ce qui a été décidé, les actions avec un responsable et une date, et les questions ouvertes.
Pendant la réunion, notez seulement les résultats sous chaque titre. Si un nouveau sujet arrive, ajoutez-le à la fin sous « Autres sujets ».
Ensuite, chacun trouve chaque réponse sous le même titre que dans l'ordre du jour. Les questions ouvertes et les actions non terminées deviennent les premiers points de l'ordre du jour de la semaine suivante.
Si votre groupe a besoin d'un procès-verbal formel, lisez notes de réunion ou procès-verbal. Pour une page à copier, utilisez le modèle de notes de réunion.
Problèmes et solutions
La plupart des ordres du jour échouent de la même façon. Voici ce qui ne va pas et comment le corriger.
| Problème | Ce qui se passe | Solution |
|---|---|---|
| Pas d'objectif | La réunion se termine et personne ne sait si elle a servi | Écrivez une phrase qui commence par « Décider » ou « Convenir » |
| Des sujets en un seul mot | La discussion continue sans point d'arrivée | Réécrivez chaque sujet sous forme de question ou de décision |
| Trop de points | Les derniers points sont bâclés ou supprimés | Gardez environ un point toutes les 10 à 15 minutes et déplacez le reste |
| Pas de responsable | Personne ne mène le point, il part dans tous les sens | Mettez un nom à côté de chaque point |
| Pas de durées | Le premier sujet prend toute la réunion | Écrivez les minutes à côté de chaque point et surveillez l'heure |
| Envoyé à la dernière minute | Les gens arrivent sans avoir rien lu | Envoyez-le au moins un jour ouvré avant |
| Documents lus pendant la réunion | Dix minutes de silence pendant que les gens font défiler l'écran | Demandez aux gens de lire avant et indiquez le temps de lecture |
| Pas de temps pour les actions | Des tâches sont convenues mais personne ne s'en charge | Gardez les 5 dernières minutes pour les décisions et les actions |
Comment Noter AI vous aide après la réunion
Noter AI ne rédige pas d'ordre du jour, et vous ne pouvez pas y importer un ordre du jour. Vous le rédigez et l'envoyez vous-même. Noter AI vous aide pour la suite : transformer ce qui a été dit en notes.
Vous enregistrez la réunion dans la salle sur votre iPhone, iPad ou téléphone Android, ou vous envoyez un bot dans un appel Zoom, Microsoft Teams, Google Meet ou Webex. À la fin de la réunion, la note contient un résumé, une analyse détaillée et des actions avec leurs responsables. Un enregistrement d'une heure demande environ 2 minutes de traitement.
Pour obtenir les notes dans l'ordre de votre ordre du jour, utilisez le style de sortie Custom instruction (instruction personnalisée). Avec ce style, vous décrivez le format voulu avec vos propres mots. Vous pouvez coller les points de votre ordre du jour et demander des notes regroupées sous chacun d'eux.
- 1Enregistrez la réunion. Touchez le bouton d'enregistrement dans l'application, ou envoyez le bot dans votre appel vidéo.
- 2Ouvrez la note terminée. Lisez d'abord le résumé et les actions.
- 3Choisissez le style Custom instruction. Collez les points de votre ordre du jour et écrivez par exemple : « Regroupe les notes sous ces points de l'ordre du jour. Sous chacun, liste les décisions, les actions avec leurs responsables et les questions ouvertes. »
- 4Vérifiez le résultat. Comparez-le avec votre ordre du jour. Corrigez le résumé si un nom ou une date est faux.
- 5Partagez-le. Exportez en PDF, en Word ou en texte brut, ou copiez-le avec sa mise en forme dans votre propre e-mail ou chat.
Limites, en toute franchise
- Noter AI n'a pas de fonction d'ordre du jour. L'application ne crée, ne stocke et n'importe aucun ordre du jour. C'est vous qui collez les points de votre ordre du jour dans une Custom instruction.
- Elle ne connaît que ce qui a été dit à voix haute. Si un point de l'ordre du jour a été sauté, il n'y a rien à mettre dessous. Regarder quels points n'ont pas de notes est un bon contrôle.
- Vérifiez le regroupement. Quand la discussion saute d'un sujet à l'autre, une idée peut se retrouver sous le mauvais point. Lisez les notes avant de les partager.
- Elle travaille à partir de l'audio. Elle n'importe pas de fichiers vidéo ni de PDF, donc elle ne peut pas lire vos documents préparatoires.
- Il n'y a pas d'application pour ordinateur. Vous enregistrez sur iPhone, iPad ou Android. Vous pouvez aussi lire vos notes dans l'application web.
- Prévenir les participants est votre responsabilité. Dites au début que vous enregistrez. Les lois changent d'un pays à l'autre.
Questions fréquentes
Que doit contenir un ordre du jour de réunion ?
L'objectif en une phrase, la date, l'heure et le lieu ou le lien, les participants, les documents à lire avant, et des sujets écrits sous forme de questions ou de décisions. Chaque sujet a besoin d'un responsable et d'une durée en minutes. Terminez par quelques minutes pour les décisions et les actions. Après la réunion, Noter AI peut produire des notes avec un résumé et des actions avec leurs responsables.
Combien de temps à l'avance faut-il envoyer l'ordre du jour ?
Envoyez-le au moins un jour ouvré avant. Pour une réunion de lancement ou une réunion avec des documents à lire, envoyez-le deux ou trois jours avant. Le mettre dans l'invitation du calendrier aide les gens à le voir. Noter AI n'envoie pas d'ordre du jour. L'application vous aide pour les notes après la réunion.
Combien de points doit compter un ordre du jour ?
Prévoyez environ un point toutes les 10 à 15 minutes. Une réunion de 30 minutes tient en deux ou trois points, et une réunion d'une heure en quatre ou cinq. Renvoyez le reste à un e-mail ou à une autre réunion. Après la réunion, Noter AI liste les actions avec leurs responsables, ce qui vous permet de vérifier que chaque point a donné un résultat.
Qui doit rédiger l'ordre du jour ?
En général, la personne qui organise la réunion le rédige, et les autres ajoutent des points avant l'envoi. Dans un entretien individuel, c'est souvent le collaborateur qui prépare l'essentiel de la liste pour son responsable. Noter AI peut enregistrer la réunion et donner ensuite à tout le monde le même résumé.
Noter AI peut-il créer ou importer un ordre du jour ?
Non. Noter AI n'a pas de fonction d'ordre du jour. L'application ne peut donc ni créer, ni stocker, ni importer un ordre du jour. Après la réunion, vous pouvez utiliser son style de sortie Custom instruction. Collez les points de votre ordre du jour et demandez des notes regroupées sous chacun d'eux.
Comment prendre des notes qui suivent l'ordre du jour ?
Avant le début de la réunion, copiez les points de l'ordre du jour dans un document sous forme de titres. Sous chaque titre, notez seulement les décisions, les actions avec un responsable et une date, et les questions ouvertes. Ajoutez les nouveaux sujets à la fin. Si vous enregistrez la réunion avec Noter AI, une Custom instruction peut regrouper les notes sous les mêmes titres.
Quelle est la différence entre un ordre du jour et un procès-verbal ?
L'ordre du jour est le plan que vous envoyez avant la réunion. Le procès-verbal est la trace formelle rédigée après. Un bon procès-verbal suit souvent l'ordre de l'ordre du jour, donc les deux vont ensemble. Noter AI a un style de sortie Minutes of meeting pour la trace écrite après la réunion.
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