Comment prendre des notes de réunion sans bot dans l'appel

La méthode qui fonctionne avec n'importe quel outil

Un bot n'est qu'une façon de capter un appel. Les étapes ci-dessous fonctionnent avec Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Webex, un appel téléphonique ou une réunion en salle. Elles n'ajoutent aucun invité à l'appel.

1. 1Choisissez votre méthode avant la réunion. Prenez l'une des trois options de ce guide. Décider dans la première minute de l'appel, c'est trop tard.
2. 2Prévenez les participants. Dites au début que vous enregistrez ou prenez des notes, et pourquoi. Attendez leur accord.
3. 3Captez la réunion. Enregistrez-la ou écrivez au fil de l'eau. Repérez les moments qui comptent, comme une décision ou une date.
4. 4Rédigez les notes le jour même. Gardez quatre parties : ce qui a été décidé, qui fait quoi, pour quand, et les questions ouvertes.
5. 5Envoyez les notes à toutes les personnes présentes. Demandez-leur de corriger ce qui est faux. Un e-mail de suivi suffit.

Option 1 : utiliser l'enregistrement intégré de la plateforme

Zoom, Microsoft Teams, Google Meet et Webex ont chacun une fonction d'enregistrement intégrée. Aucun outil extérieur ne rejoint l'appel. Votre accès dépend du compte et des réglages de l'organisateur, donc vérifiez avant la réunion.

1. 1Si vous êtes l'organisateur, cherchez la commande d'enregistrement dans la barre d'outils de la réunion avant le début de l'appel. Si elle n'y est pas, votre compte ou l'administrateur de votre organisation l'a peut-être désactivée.
2. 2Si vous êtes invité, demandez à l'organisateur d'enregistrer, ou de vous donner l'autorisation d'enregistrer.
3. 3Lancez l'enregistrement une fois que tout le monde est arrivé. Ces plateformes affichent aux participants un avis indiquant que l'enregistrement est en cours.
4. 4Après l'appel, l'enregistrement est sauvegardé sur l'ordinateur ou le compte en ligne de l'organisateur. Demandez-lui le fichier ou un lien.
5. 5Certains comptes produisent aussi une transcription. Si c'est le cas du vôtre, servez-vous-en comme base pour vos notes.

Option 2 : poser un téléphone près du haut-parleur de l'ordinateur portable

Cette option ne demande aucune autorisation à la plateforme et n'ajoute rien à l'appel. L'ordinateur portable diffuse l'appel à voix haute, et un téléphone posé sur le bureau enregistre la pièce. Il capte votre voix directement et les autres voix à travers le haut-parleur.

1. 1Débranchez votre casque. Le téléphone ne peut enregistrer que ce qui est diffusé à voix haute.
2. 2Posez le téléphone sur le bureau, à environ une main de distance du haut-parleur de l'ordinateur.
3. 3Ouvrez une application d'enregistrement vocal ou de prise de notes sur le téléphone et lancez l'enregistrement.
4. 4Dites aux personnes de l'appel que vous enregistrez, puis menez la réunion normalement.
5. 5Arrêtez l'enregistrement à la fin. Écoutez la première minute pour vérifier que les voix sont claires.

Option 3 : prendre des notes à la main avec un modèle

Les notes écrites ne demandent aucun enregistrement. C'est le bon choix quand quelqu'un refuse l'enregistrement, ou quand le sujet est sensible. Un modèle vous évite de noter chaque mot.

1. 1Avant l'appel, écrivez la date, les participants et l'ordre du jour en haut de la page. Vous pouvez partir d'un modèle de procès-verbal.
2. 2Sous chaque point de l'ordre du jour, laissez de la place pour trois choses : les décisions, les tâches et les questions ouvertes.
3. 3Pendant l'appel, notez seulement ces trois choses. Laissez de côté la discussion qui y a mené.
4. 4Pour chaque tâche, écrivez un nom et une date à côté.
5. 5Dans les deux dernières minutes, lisez à voix haute les décisions et les tâches, et demandez s'il manque quelque chose.

Pourquoi certains évitent un bot dans l'appel

• C'est un invité de plus, et il se voit. Un bot apparaît dans la liste des participants. Certaines personnes s'arrêtent au milieu d'une phrase pour demander ce que c'est.
• Les réglages de l'organisateur peuvent le bloquer. Une salle d'attente, une règle qui n'admet que les utilisateurs connectés, ou l'accès invité désactivé par l'organisation peuvent tenir un bot à l'écart. Vous n'avez alors aucune note.
• Les clients peuvent être mal à l'aise. Lors d'un premier appel ou d'une discussion sur les prix, un participant inconnu peut rendre l'autre partie plus prudente dans ses propos.
• Ce n'est pas votre réunion. En tant qu'invité, vous pouvez sentir que ce n'est pas à vous d'en faire venir un.

Les trois options comparées

Chaque option échange de l'effort contre du contrôle. Le tableau montre ce qu'il vous faut et ce que vous obtenez.

Quelle option pour quelle situation

Le bon choix dépend de l'endroit d'où viennent les voix. Pour voir les applications qui enregistrent sans bot, consultez notre sélection d'applications de transcription sans bot.

Conseils audio pour enregistrer un appel sur ordinateur portable avec un téléphone

Le son qui va d'un petit haut-parleur au micro d'un téléphone est plus faible que le son capté dans l'appel lui-même. Ces habitudes comblent la plus grande partie de l'écart.

• Réglez le volume de l'ordinateur à environ trois quarts. À plein volume, un petit haut-parleur peut saturer.
• Ne posez pas le téléphone sur l'ordinateur. Le bruit du clavier et du ventilateur passe par la coque. Posez le téléphone sur un carnet ou un tissu à côté.
• Tournez le bas du téléphone vers le haut-parleur. La plupart des téléphones ont leur micro principal sur le bord inférieur.
• Fermez la porte et la fenêtre. Un bruit de fond constant couvre les voix faibles.
• Activez le mode Ne pas déranger. Une sonnerie au milieu de l'enregistrement couvre ce qui a été dit.
• Utilisez une enceinte externe si vous en avez une. Un haut-parleur plus fort et plus clair donne au téléphone plus de matière.
• Faites un test de dix secondes. Enregistrez, réécoutez, puis déplacez le téléphone si l'autre côté sonne faible.

Problèmes fréquents et solutions

Comment Noter AI s'y prend

Noter AI est une application pour iPhone, iPad et Android. Son enregistrement en présentiel utilise le micro de l'appareil, donc rien ne rejoint l'appel. Elle entend la pièce, y compris un appel diffusé sur un haut-parleur. Vous la trouvez pour iPhone et iPad ou pour Android.

1. 1Posez le téléphone près du haut-parleur de l'ordinateur portable, ou au milieu de la table pour une réunion en salle.
2. 2Ouvrez Noter AI et lancez un enregistrement d'un seul geste. Sur iPhone, vous pouvez aussi le lancer depuis le Centre de contrôle ou avec un raccourci Siri.
3. 3Verrouillez l'écran si vous le souhaitez. L'enregistrement continue avec l'écran verrouillé et en arrière-plan, jusqu'à trois heures par enregistrement.
4. 4Arrêtez l'enregistrement à la fin de la réunion. Le traitement prend environ 2 minutes pour un enregistrement d'une heure.
5. 5Ouvrez la note. Elle contient une transcription avec le nom des intervenants et l'horodatage, un résumé, une analyse détaillée et des actions à mener avec leurs responsables.
6. 6Choisissez un style de sortie si vous voulez un autre format, comme un procès-verbal de réunion ou un e-mail. Exportez en PDF, en Word ou en texte brut.

Exemple de résultat : les notes d'un appel client

La fiche ci-dessous est un exemple inventé. Elle montre le type de notes courtes que vous pouvez attendre d'un appel client de 25 minutes, diffusé sur le haut-parleur d'un ordinateur portable et enregistré avec un téléphone.

Consentement, et les limites en toute franchise

Pas de bot dans l'appel ne veut pas dire que personne n'a besoin de savoir. Un téléphone sur votre bureau est invisible pour les personnes de l'autre côté, donc c'est à vous de les prévenir. Dites-le au début et arrêtez si quelqu'un s'y oppose. Les lois changent selon le pays, et parfois selon l'État. Consultez les lois sur l'enregistrement des réunions par pays avant d'enregistrer des personnes situées ailleurs.

Noter AI a des limites pour cet usage. Mieux vaut les connaître avant de vous y fier.

• Il n'y a pas d'application pour ordinateur. Noter AI ne peut pas capter le son à l'intérieur de votre ordinateur portable. Lors d'un appel sur ordinateur, le téléphone enregistre la pièce.
• L'audio de la pièce est plus faible que l'audio de l'appel. Des voix qui passent par un petit haut-parleur peuvent se ressembler. Vérifiez le nom des intervenants dans la transcription et renommez-les si besoin.
• Un casque ne fonctionne pas avec cette méthode. L'appel doit être diffusé à voix haute.
• Les appels téléphoniques demandent aussi un haut-parleur. iOS ne donne aux applications aucun accès à l'audio des appels. Voyez comment enregistrer un appel téléphonique sur iPhone.
• Le bot est facultatif et à part. Noter AI a aussi un bot de réunion qui rejoint Zoom, Microsoft Teams, Google Meet et Webex comme invité visible. Vous ne l'envoyez que si vous le choisissez.