Comment partager les notes de réunion avec votre équipe après une réunion

La méthode qui fonctionne avec n'importe quel outil

Un carnet et une application de messagerie suffisent. L'ordre des étapes compte plus que l'outil, car la plupart des notes partagées échouent pour l'une de deux raisons : elles arrivent trop tard, ou elles sont trop longues à lire.

Envoyez les notes le jour de la réunion. Les gens se souviennent encore de ce qui a été dit, donc ils peuvent repérer une date fausse ou une tâche oubliée. Une action à mener qui arrive trois jours plus tard démarre souvent avec trois jours de retard.

1. 1Décidez qui envoie les notes avant la fin de la réunion. Une seule personne s'en charge. Si personne n'est nommé, chacun attend que quelqu'un d'autre le fasse.
2. 2Notez d'abord les décisions. Une décision est une phrase complète qui contient un chiffre, un nom ou une date.
3. 3Listez les actions à mener. Chacune a besoin d'une tâche qui commence par un verbe, d'une personne responsable et d'une date précise.
4. 4Vérifiez les noms, les chiffres et les dates. Ce sont les détails sur lesquels les gens agissent, et ce sont les plus faciles à rater.
5. 5Choisissez les lecteurs. Les participants reçoivent le récapitulatif complet. Les autres reçoivent une version plus courte. Le premier tableau ci-dessous montre la répartition.
6. 6Choisissez le format. Mettez la version courte dans le message lui-même et joignez la version longue. Le second tableau ci-dessous vous aide à choisir.
7. 7Envoyez-le et demandez des corrections. Laissez un jour ou deux aux gens pour répondre si quelque chose est faux. Ensuite, la note est la trace convenue.
8. 8Rangez-le là où l'équipe le retrouvera plus tard. Utilisez un seul dossier partagé ou un seul fil par projet, avec le nom de la réunion et la date dans le titre.

Ce que doivent contenir les notes partagées

Une note partagée est une trace courte pour des lecteurs pressés. Gardez les parties qui changent ce que les gens font cette semaine, et laissez la discussion complète dans la pièce jointe.

Si vous voulez une mise en page prête pour le message lui-même, utilisez le modèle d'e-mail récapitulatif. Pour une réunion formelle qui demande des motions ou une validation, le modèle de procès-verbal convient mieux.

• Le nom et la date de la réunion, dans l'objet ou la première ligne, pour retrouver facilement la note plus tard.
• Les décisions, chacune écrite comme un résultat. Laissez de côté le débat qui y a mené.
• Les actions à mener, chacune avec un responsable et une date. Si une tâche n'a pas encore de responsable, dites qui l'attribuera.
• Les questions ouvertes, avec le nom de la personne qui obtiendra la réponse.
• La note complète, en pièce jointe ou collée sous la version courte, pour les lecteurs qui veulent le détail.
• La date de la prochaine réunion, s'il y en a une.

Qui reçoit quoi

Envoyer la même longue note à tout le monde est le moyen le plus rapide de la faire ignorer. Chaque groupe de lecteurs se pose une question différente, donc chacun a besoin d'une découpe différente de la même note.

Quel format pour quel lecteur

Le format décide de l'effort que le lecteur doit faire pour ouvrir la note. Un message lisible sur un téléphone est lu. Un fichier à télécharger est gardé pour plus tard.

Une organisation courante a deux niveaux : un récapitulatif court dans le message, et la note complète en fichier. Les applications de discussion et les outils de gestion de tâches ne traitent pas tous la mise en forme collée de la même façon. Faites un test de collage avant de compter dessus.

Problèmes fréquents et solutions

La plupart des équipes rencontrent les mêmes problèmes. Chacun a une solution simple, qui prend moins de temps que ce que le problème coûte.

Comment Noter AI s'y prend

Noter AI est une application pour iPhone, iPad et Android qui enregistre une réunion et rédige la note à votre place. Vous enregistrez dans la salle avec votre téléphone, ou vous envoyez un bot dans un appel Zoom, Microsoft Teams, Google Meet ou Webex. Chaque note est livrée avec un résumé, une analyse détaillée et des actions à mener avec leurs responsables. Un enregistrement d'une heure demande environ 2 minutes de traitement, donc un récapitulatif le jour même est réaliste.

Le partage passe par des fichiers et du texte. La liste complète des options se trouve sur la page export et partage. Vous trouvez l'application sur l'App Store ou sur Google Play.

1. 1Ouvrez la note une fois la réunion traitée.
2. 2Choisissez un style de sortie. Il y en a six : procès-verbal de réunion, points clés, e-mail, liste de tâches, rapport formel, et une consigne personnalisée avec vos propres mots. Le style e-mail rédige la note comme un message prêt à envoyer.
3. 3Corrigez ce qui est faux. Vous pouvez modifier le résumé et renommer les intervenants. Pour vérifier un détail, touchez une ligne de la transcription et l'audio démarre à ce moment-là.
4. 4Passez un second style si vous avez besoin de deux versions. Le même enregistrement peut passer par plusieurs styles, par exemple un e-mail pour l'équipe et un procès-verbal pour le client.
5. 5Envoyez-le. Exportez en PDF, en Word (.docx) ou en texte brut. Vous pouvez aussi copier la note avec sa mise en forme, ou ouvrir la feuille de partage du système et choisir votre application de messagerie ou de discussion.
6. 6Traduisez pour les collègues qui lisent une autre langue. La transcription se traduit en 46 langues et garde le nom des intervenants et l'horodatage. Le résumé peut aussi être rédigé dans une langue que vous choisissez. Voyez comment traduire des notes de réunion.

Exemple de résultat : un e-mail récapitulatif

Ceci est un exemple inventé. Il montre le type de récapitulatif court que vous pourriez envoyer aux participants après une réunion de planification de 30 minutes, avec la note complète jointe en PDF. Les noms et les détails sont fictifs.

Confidentialité, consentement et limites de Noter AI

Une note partagée peut aller plus loin que la réunion elle-même. Avant d'en envoyer une, pensez à qui était dans la salle et à qui va la lire. Si la réunion a été enregistrée, les personnes présentes auraient dû être prévenues. C'est à vous de les prévenir, et les règles changent d'un endroit à l'autre. Notre guide sur les lois sur l'enregistrement des réunions par pays est un point de départ.

Une note rédigée par l'IA reste un brouillon tant qu'une personne ne l'a pas lue. Vérifiez les noms, les chiffres et les responsables avant qu'elle ne quitte votre téléphone, car un mauvais responsable sur une action à mener crée une vraie confusion.

Noter AI a aussi des limites claires pour le partage en équipe. Mieux vaut les connaître avant de vous organiser autour.

• Pas d'espace de travail partagé ni de comptes d'équipe. Chaque personne a ses propres notes dans sa propre application.
• Pas de lien que d'autres personnes ouvrent. Vous partagez un fichier ou du texte, et le lecteur en reçoit une copie.
• Pas de connexion aux outils de discussion ou de gestion de tâches. Vous collez le texte ou utilisez la feuille de partage vous-même, une note à la fois.
• L'application n'envoie pas l'e-mail à votre place. Elle rédige le texte, et vous l'envoyez depuis votre propre application de messagerie.
• Pas d'application pour ordinateur. Vous exportez depuis votre iPhone, votre iPad ou votre appareil Android. Sur un ordinateur, vous pouvez lire vos notes dans l'application web sur app.noterai.net.
• Une copie reste une copie. Si vous corrigez la note après l'avoir envoyée, renvoyez la nouvelle version.