Como fazer anotações de reunião sem um bot entrar na chamada

O método que funciona com qualquer ferramenta

O bot é só uma das formas de registrar uma chamada. Os passos abaixo funcionam no Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Webex, em uma ligação telefônica ou em uma reunião presencial. Eles não precisam de nenhum convidado extra na chamada.

1. 1Escolha como vai registrar antes da reunião. Escolha uma das três opções deste guia. Decidir no primeiro minuto da chamada é tarde demais.
2. 2Avise as pessoas. Diga no início que vai gravar ou fazer anotações, e por quê. Espere um sim.
3. 3Registre a reunião. Grave ou escreva enquanto ela acontece. Marque os momentos que importam, como uma decisão ou uma data.
4. 4Escreva as anotações no mesmo dia. Mantenha quatro partes: o que foi decidido, quem faz o quê, até quando e as questões em aberto.
5. 5Envie as anotações para todos que participaram. Peça que corrijam o que estiver errado. Um e-mail de acompanhamento basta.

Opção 1: use a gravação da própria plataforma de reunião

Zoom, Microsoft Teams, Google Meet e Webex têm um recurso de gravação embutido. Nenhuma ferramenta de fora entra na chamada. Se você pode usar esse recurso depende da conta e das configurações de quem organiza, então confira antes da reunião.

1. 1Se você organiza a reunião, procure o controle de gravação na barra de ferramentas antes de a chamada começar. Se ele não aparecer, a sua conta ou o administrador da sua organização pode ter desativado o recurso.
2. 2Se você é convidado, peça a quem organiza que grave ou que dê a você permissão para gravar.
3. 3Comece a gravação quando todos tiverem entrado. Essas plataformas mostram aos participantes um aviso de que a gravação está ligada.
4. 4Depois da chamada, a gravação fica salva no computador ou na conta em nuvem de quem organizou. Peça o arquivo ou um link.
5. 5Algumas contas também geram uma transcrição. Se a sua gerar, use-a como base para as anotações.

Opção 2: coloque um celular perto do alto-falante do notebook

Esta opção não precisa de permissão da plataforma e não acrescenta nada à chamada. O notebook toca a chamada em voz alta, e um celular sobre a mesa grava o ambiente. Ele capta a sua voz diretamente e as outras vozes pelo alto-falante.

1. 1Desconecte os fones de ouvido. O celular só consegue gravar o que toca em voz alta.
2. 2Coloque o celular sobre a mesa, a cerca de um palmo do alto-falante do notebook.
3. 3Abra um aplicativo gravador de voz ou um aplicativo de anotações no celular e comece a gravar.
4. 4Avise as pessoas na chamada que você está gravando e conduza a reunião normalmente.
5. 5Pare a gravação no fim. Ouça o primeiro minuto para conferir se as vozes estão claras.

Opção 3: escreva as anotações à mão com um modelo

Anotações escritas não precisam de gravação nenhuma. Esta é a escolha certa quando alguém não aceita ser gravado ou quando o assunto é sensível. Um modelo evita que você tente escrever cada palavra.

1. 1Antes da chamada, escreva a data, os participantes e a pauta no topo da página. Você pode partir de um modelo de ata de reunião.
2. 2Embaixo de cada item da pauta, deixe espaço para três coisas: decisões, tarefas e questões em aberto.
3. 3Durante a chamada, escreva só essas três coisas. Pule a discussão que levou até elas.
4. 4Ao lado de cada tarefa, escreva um nome e uma data.
5. 5Nos últimos dois minutos, leia as decisões e as tarefas em voz alta e pergunte se falta alguma coisa.

Por que as pessoas evitam um bot na chamada

• É um convidado extra e visível. O bot aparece na lista de participantes. Algumas pessoas param no meio da frase para perguntar o que é aquilo.
• As configurações de quem organiza podem bloquear o bot. Uma sala de espera, uma regra que só deixa entrar quem fez login ou o acesso de convidados desativado pela organização podem deixar o bot de fora. Aí você fica sem anotações.
• Os clientes podem não se sentir à vontade. Em uma primeira chamada ou em uma conversa sobre preços, um participante desconhecido pode deixar o outro lado mais cuidadoso com as palavras.
• A reunião não é sua. Como convidado, você pode sentir que não cabe a você trazer um bot.

As três opções comparadas

Cada opção troca esforço por controle. A tabela mostra o que você precisa e o que você recebe.

Qual opção usar em cada situação

A escolha certa depende de onde vêm as vozes. Para conhecer aplicativos que gravam sem bot, veja a nossa seleção de aplicativos de transcrição sem bot.

Dicas de áudio para gravar uma chamada do notebook com o celular

O som que sai de um alto-falante pequeno e chega ao microfone do celular é mais fraco do que o som captado dentro da chamada. Estes hábitos diminuem quase toda essa diferença.

• Deixe o volume do notebook em cerca de três quartos. No volume máximo, alto-falantes pequenos podem distorcer o som.
• Não apoie o celular no notebook. O barulho da digitação e da ventoinha passa pela carcaça. Coloque o celular sobre um caderno ou um pano ao lado.
• Aponte a parte de baixo do celular para o alto-falante. A maioria dos celulares tem o microfone principal na borda de baixo.
• Feche a porta e a janela. Um ruído de fundo constante esconde as vozes mais baixas.
• Ative o modo não perturbe. Um toque de celular no meio da gravação cobre o que foi dito.
• Use uma caixa de som externa, se tiver. Um som mais alto e mais claro dá ao celular mais com o que trabalhar.
• Faça um teste de dez segundos. Grave, ouça e mude o celular de lugar se o outro lado soar fraco.

Problemas comuns e como resolver

Como o Noter AI faz isso

O Noter AI é um aplicativo para iPhone, iPad e Android. A gravação presencial dele usa o microfone do aparelho, então nada entra na chamada. Ele ouve o ambiente, e isso inclui uma chamada tocando em um alto-falante. Baixe para iPhone e iPad ou para Android.

1. 1Coloque o celular perto do alto-falante do notebook ou, em uma reunião presencial, no meio da mesa.
2. 2Abra o Noter AI e comece uma gravação com um toque. No iPhone, você também pode começar pela Central de Controle ou por um atalho da Siri.
3. 3Bloqueie a tela, se quiser. A gravação continua com a tela bloqueada e em segundo plano, por até três horas por gravação.
4. 4Pare a gravação quando a reunião terminar. O processamento leva cerca de 2 minutos para uma gravação de 1 hora.
5. 5Abra a nota. Ela traz uma transcrição com identificação de quem fala e marcações de tempo, um resumo, uma análise detalhada e itens de ação com responsáveis.
6. 6Escolha um estilo de saída se precisar de outro formato, como ata de reunião ou e-mail. Exporte em PDF, Word ou texto simples.

Exemplo de resultado: anotações de uma chamada com cliente

O cartão abaixo é um exemplo inventado. Ele mostra o tipo de anotação curta que você pode esperar de uma chamada de 25 minutos com um cliente, tocada no alto-falante do notebook e gravada com um celular.

Consentimento e os limites reais

Não ter um bot na chamada não quer dizer que ninguém precisa saber. Um celular na sua mesa é invisível para quem está do outro lado, então a obrigação de avisar é sua. Diga isso no início e pare se alguém se opuser. As leis mudam de um país para outro e, às vezes, de um estado para outro. Veja as leis de gravação de reuniões por país antes de gravar pessoas que estão em outro lugar.

O Noter AI tem limites para esse trabalho, e é bom conhecê-los antes de depender dele.

• Não existe aplicativo para computador. O Noter AI não consegue captar o som dentro do seu notebook. Em uma chamada no notebook, o celular grava o ambiente.
• O áudio do ambiente é mais fraco que o áudio da chamada. Vozes que passam por um alto-falante pequeno podem soar parecidas. Confira a identificação de quem fala na transcrição e renomeie quando precisar.
• Fones de ouvido não funcionam com este método. A chamada precisa tocar em voz alta.
• Ligações telefônicas também precisam de viva-voz. O iOS não dá aos aplicativos acesso ao áudio das ligações. Veja como gravar uma ligação no iPhone.
• O bot é opcional e separado. O Noter AI também tem um bot de reunião que entra no Zoom, Microsoft Teams, Google Meet e Webex como convidado visível. Você só envia o bot quando quiser.