Anotações de reunião ou ata de reunião: qual é a diferença e de qual você precisa?

O que é cada um e como escrever qualquer um deles à mão

Os dois documentos respondem a uma pergunta: o que aconteceu na reunião? A diferença está em quem lê e no peso que cada um tem.

As anotações de reunião são um documento de trabalho. Qualquer participante pode escrever, no formato que quiser. Elas vão para quem esteve na reunião e para quem faltou. Ninguém aprova as anotações. A função delas é garantir que todos saiam com a mesma lista de decisões e tarefas.

A ata de reunião é um registro. Uma pessoa definida escreve a ata em uma ordem fixa: os dados da reunião, quem esteve presente, cada item da pauta com a sua decisão, as ações e o horário de encerramento. Depois o grupo confirma que a ata está correta, em geral na reunião seguinte. A partir daí, a ata é o relato oficial da organização sobre o que foi decidido.

Você pode fazer qualquer um dos dois com uma caneta, um editor de texto ou uma gravação. Os passos abaixo funcionam com qualquer ferramenta.

1. 1Pergunte quem vai ler. Se os leitores forem só a equipe, escreva anotações. Se alguém de fora da reunião puder depender do documento mais tarde, como os associados, um auditor ou uma nova diretoria, escreva uma ata.
2. 2Confira as regras do seu grupo. Leia o estatuto, o regimento interno ou o documento que define o funcionamento do grupo antes da reunião. Muitas vezes eles dizem se é obrigatório ter ata e quem deve fazê-la.
3. 3Escolha uma pessoa para escrever antes de a reunião começar. Na ata, em geral é o secretário ou alguém indicado por quem preside. Nas anotações, qualquer participante pode fazer.
4. 4Registre primeiro as decisões e as tarefas. Escreva o que foi combinado, quem é responsável por cada tarefa e o prazo. Essa parte é igual nas anotações e na ata.
5. 5Na ata, acrescente os campos de registro. Data, horário de início e de fim, local, quem esteve presente e quem faltou, cada item da pauta na ordem da pauta e o texto exato de tudo o que o grupo votou.
6. 6Nas anotações, corte o que a equipe não vai usar. Linhas curtas, com as palavras da própria equipe. Uma página basta para a maioria das reuniões.
7. 7Envie. As anotações saem no mesmo dia, do jeito que estão. A ata sai marcada como rascunho, e o grupo aprova ou corrige o texto na reunião seguinte.

Anotações de reunião e ata de reunião lado a lado

A tabela mostra as diferenças que importam na prática. Os dois documentos também têm uma base comum. Os dois precisam trazer as decisões, o responsável por cada tarefa e os prazos. Se faltar algum desses três, nenhum dos dois cumpriu a sua função.

Se quiser um formato para copiar, existe um modelo de anotações de reunião com três formatos informais e um modelo de ata de reunião com a estrutura formal completa.

Quando a ata é obrigatória

Em geral se espera uma ata quando um grupo toma decisões em nome de outras pessoas. Quem não esteve presente precisa de um registro confiável. Estes são os casos mais comuns.

• Conselhos de administração e conselhos curadores
• Comitês com poderes próprios, como os de auditoria, finanças ou segurança
• Assembleias gerais de associados ou acionistas
• Associações, clubes, entidades beneficentes e associações de moradores que têm estatuto
• Órgãos públicos e câmaras
• Qualquer reunião em que um contrato, um financiador ou um cliente peça uma ata

Quem define a regra para o seu grupo

Se a ata é obrigatória, o que ela deve conter e por quanto tempo deve ser guardada depende da organização e do país. A regra pode estar em uma lei, nos documentos que regem a organização ou em um contrato. Este artigo não afirma nenhuma regra legal. Consulte os documentos que regem o seu grupo ou pergunte à pessoa responsável pela governança.

Se nenhuma regra se aplica, a ata é uma escolha. Algumas equipes mantêm atas mesmo assim nas reuniões em que se decide sobre dinheiro, contratações ou prazos, porque um registro curto e aprovado encerra discussões futuras sobre o que foi combinado.

Qual usar em cada reunião

A maioria das reuniões de trabalho precisa de anotações. Use a tabela para encontrar o seu tipo de reunião. Quando houver um cliente envolvido, envie os pontos combinados por escrito depois da chamada. O modelo de e-mail de resumo de reunião dá o texto pronto.

Problemas comuns e como resolver

A maior parte dos problemas vem de misturar os dois documentos ou de dar a tarefa de escrever a alguém que está ocupado na reunião.

Como o Noter AI gera os dois a partir de uma gravação

O Noter AI é um aplicativo para iPhone, iPad e Android. Ele grava a reunião e escreve os documentos para você. Você não precisa escolher entre anotações e ata antes da reunião, porque a mesma gravação pode passar por mais de um estilo de saída.

1. 1Instale o Noter AI no iPhone ou iPad ou no Android.
2. 2Grave a reunião. Em uma sala, comece uma gravação no aplicativo e deixe o celular sobre a mesa. Ele continua gravando com a tela bloqueada, e cada gravação pode ter até três horas. Em uma chamada no Zoom, Microsoft Teams, Google Meet ou Webex, cole o link da reunião e um bot entra como convidado visível.
3. 3Aguarde o processamento. Uma gravação de 1 hora leva cerca de 2 minutos. A nota traz então uma transcrição com identificação de quem fala e marcações de tempo, um resumo, uma análise detalhada e itens de ação com responsáveis.
4. 4Escolha o estilo de saída ata de reunião para ter o registro formal.
5. 5Passe a mesma gravação de novo pelo estilo tópicos principais para ter a versão curta para a equipe.
6. 6Leia as duas versões, edite o resumo onde houver um nome ou um número errado e exporte em PDF ou Word.

Os outros estilos de saída

Existem seis estilos de saída no total. Os outros quatro são e-mail, lista de tarefas, relatório formal e uma instrução personalizada, em que você descreve o formato com as suas palavras. A instrução personalizada é útil quando a sua organização tem um formato próprio de ata. A página de resumos explica cada estilo, e a página de exportação e compartilhamento mostra os formatos de arquivo.

Exemplo de resultado: a mesma reunião como ata

O cartão abaixo é um exemplo inventado. Ele mostra uma reunião de planejamento de 25 minutos escrita como ata. Os nomes, as datas e as decisões são fictícios.

Abaixo está a mesma reunião em tópicos principais, a versão que você mandaria no chat da equipe. Ela tem as mesmas decisões e tarefas, sem os campos de registro.

• O lançamento passa para 9 de novembro. Os testes precisam de mais uma semana.
• O e-mail de lançamento mais curto foi aprovado. Um preço precisa de correção.
• O reforço no suporte na semana do lançamento continua em aberto. Depende da escala da equipe.
• Omar: terminar os testes até 30 de outubro.
• Lina: enviar o e-mail corrigido até 16 de outubro.
• Sara: compartilhar a escala da equipe até 20 de outubro.

Consentimento para gravar e o que o Noter AI não faz aqui

Se você grava uma reunião para escrever anotações ou uma ata, avise todos antes de começar. A responsabilidade é sua, e as leis mudam de um país para outro. O guia sobre leis de gravação de reuniões por país é um ponto de partida. Em um órgão formal, combine também por quanto tempo o áudio será guardado depois que a ata for aprovada.

O Noter AI tem limites para esse trabalho, e é bom conhecê-los antes de depender dele.

• Ele escreve um rascunho. A aprovação continua sendo do seu grupo. O aplicativo não tem como dizer se as regras da sua organização foram cumpridas.
• Ele trabalha a partir do áudio. Quem esteve presente e não falou não aparece na gravação. Confira você mesmo a lista de presença, os nomes e os números.
• Os nomes de quem fala precisam ser conferidos. A transcrição identifica quem fala, e você pode renomear cada pessoa para que o nome certo apareça.
• Não existe aplicativo para computador. Você lê e exporta pelo aplicativo no iPhone, iPad ou Android, ou lê suas anotações no navegador com o aplicativo web em app.noterai.net.
• Ele precisa de áudio. Ele aceita uma gravação ao vivo, um bot em uma chamada ou um arquivo de áudio importado. Ele não importa arquivos de vídeo nem PDFs.