So führen Sie ein 1:1-Gespräch (One-on-One)
Ein One-on-One (kurz 1:1) ist ein kurzes, regelmäßiges Gespräch zwischen einer Führungskraft und einer Person aus dem Team. Es ist der Ort für Hindernisse, Feedback und Entwicklung. Für einen Statusbericht ist es der falsche Ort. Diese Anleitung zeigt, wie oft Sie sich treffen, wer die Agenda schreibt, einen einfachen Ablauf, gute Fragen, das erste 1:1 mit einer neuen Person, 1:1-Gespräche per Video und wie Sie Notizen führen und nachfassen.
Aktualisiert im Oktober 2026
Treffen Sie sich jede Woche oder alle zwei Wochen für etwa 30 Minuten. Die Agenda gehört dem Teammitglied. Halten Sie jedes Mal dieselbe Reihenfolge ein: Check-in, die Themen der Person, Feedback in beide Richtungen, Entwicklung, Aufgaben. Führen Sie ein gemeinsames, fortlaufendes Dokument pro Person und schließen Sie mit jeder Aufgabe, der zuständigen Person und einem Termin.
Wofür ein 1:1 da ist
Ein 1:1 gibt der Person, die die Arbeit macht, eine feste Zeit mit der Person, die ihr helfen kann. Es ist ihr Gespräch. Die Führungskraft hört zu, räumt Hindernisse aus dem Weg und gibt ehrliches Feedback.
Projekt-Updates passen besser in eine schriftliche Nachricht oder ein Aufgaben-Tool. Wenn das 1:1 zur Aufgabenliste wird, kommen die schwierigen Themen nie zur Sprache: ein Hindernis, das niemand angesprochen hat, Sorgen wegen der Arbeitslast, eine Frage zum nächsten Karriereschritt.
- Dafür ist es da: Hindernisse, Feedback in beide Richtungen, Arbeitslast, Karriereziele und alles, was die Person in der Gruppe nur schwer sagen kann.
- Das gehört nicht hinein: Status Aufgabe für Aufgabe, lange Projektplanung und das jährliche Mitarbeitergespräch mit Beurteilung. Dafür gibt es eigene Termine.
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Wie oft, wie lange und wem die Agenda gehört
Regelmäßig und kurz funktioniert besser als selten und lang. Ein Problem, das drei Wochen zu spät auf den Tisch kommt, hat schon drei Wochen gekostet.
Die Agenda gehört dem Teammitglied. Die Person trägt ihre Themen vor dem Gespräch in ein gemeinsames Dokument ein. Die Führungskraft liest sie zuerst und setzt eigene Punkte ans Ende. Wenn die Führungskraft die Agenda bestimmt, müssen die Anliegen der Person oft warten.
| Situation | Wie oft | Wie lange |
|---|---|---|
| Die meisten Teammitglieder | Jede Woche oder alle zwei Wochen | 25 bis 30 Minuten |
| Neu im Job oder in einer schweren Phase | Jede Woche | 30 Minuten |
| Erfahren und arbeitet selbstständig | Alle zwei Wochen | 30 Minuten |
| Erstes 1:1 mit einer neuen Person | Einmal, in der ersten Woche | 45 bis 60 Minuten |
| Die Führungskraft Ihrer Führungskraft (Skip-Level) | Alle ein bis drei Monate | 30 Minuten |
Ein einfacher Ablauf für 30 Minuten
Halten Sie jedes Mal dieselbe Reihenfolge ein. Wer weiß, was als Nächstes kommt, ist entspannter. Wenn Sie ein Dokument zum Kopieren möchten, finden Sie in der Vorlage für One-on-One-Meetings eine fertige Gliederung und ein ausgefülltes Beispiel.
- 1Check-in (3 Minuten). Fragen Sie, wie es der Person geht, und meinen Sie es ernst. Energie, Arbeitslast, alles außerhalb der Arbeit, was die Woche beeinflusst.
- 2Ihre Themen (12 Minuten). Gehen Sie durch, was die Person in das gemeinsame Dokument geschrieben hat. Beginnen Sie mit Hindernissen. Fragen Sie, was sie von Ihnen braucht.
- 3Feedback in beide Richtungen (6 Minuten). Geben Sie ein konkretes Feedback mit einem echten Beispiel. Bitten Sie dann um Feedback zu Ihnen selbst und warten Sie auf die Antwort.
- 4Entwicklung (5 Minuten). Sprechen Sie über Fähigkeiten, Ziele und den nächsten Schritt. Einmal im Monat reicht.
- 5Aufgaben (4 Minuten). Lesen Sie jede Aufgabe laut vor, mit einer zuständigen Person und einem Termin. Nehmen Sie Ihre eigenen Aufgaben als Führungskraft dazu.
Gute Fragen für das 1:1
Offene Fragen bringen bessere Antworten als „Alles in Ordnung?“. Wählen Sie eine oder zwei Fragen aus einem Thema. Arbeiten Sie nicht die ganze Liste in einem Gespräch ab.
| Thema | Fragen |
|---|---|
| Check-in | Was hat Sie diese Woche die meiste Energie gekostet? Was war das Beste an Ihrer Woche? |
| Hindernisse | Was bremst Sie gerade aus? Worauf warten Sie, und seit wann? |
| Arbeitslast | Ist Ihre Arbeitslast zu hoch, zu niedrig oder ungefähr richtig? Was würden Sie streichen, wenn Sie müssten? |
| Feedback für die Person | Darf ich eine Sache ansprechen, die mir diese Woche aufgefallen ist? Wie haben Sie dieses Meeting erlebt? |
| Feedback für Sie | Was sollte ich anfangen oder lassen? Was könnte ich tun, um Sie besser zu unterstützen? |
| Entwicklung | Was möchten Sie dieses Jahr lernen? Was würde die nächsten sechs Monate für Sie zu einem Erfolg machen? |
Das erste 1:1 mit einer neuen Person
Im ersten Gespräch geht es darum, wie Sie zusammenarbeiten. Es gibt noch keine Vorgeschichte, also lassen Sie Fortschritt und Feedback weg. Dieses Mal leitet die Führungskraft, weil die neue Person noch nicht weiß, was im Team üblich ist.
- Erklären Sie, wofür das 1:1 da ist und dass die Person ab dem nächsten Mal die Agenda schreibt.
- Fragen Sie, wie sie Feedback am liebsten bekommt: sofort oder zuerst schriftlich.
- Fragen Sie, was eine frühere Führungskraft gut gemacht hat.
- Fragen Sie, woran Sie merken, dass sie gestresst oder überlastet ist.
- Vereinbaren Sie Tag, Uhrzeit und Länge des regelmäßigen 1:1 und legen Sie das gemeinsame Dokument zusammen an.
1:1-Gespräche per Video
Ein 1:1 per Video funktioniert gut, wenn Sie ein paar Gewohnheiten pflegen. Schalten Sie die Kamera ein, wenn möglich, damit Sie sehen, wie die Person reagiert. Schließen Sie Chat und E-Mail. Lassen Sie das gemeinsame Dokument auf dem Bildschirm offen, damit Sie beide dieselbe Agenda sehen.
Wählen Sie eine Zeit, die für beide in der Arbeitszeit liegt, und wechseln Sie sich über Zeitzonen hinweg mit dem frühen oder späten Termin ab. Wenn die Verbindung abbricht oder das Gespräch zu kurz wird, verschieben Sie das 1:1 auf einen anderen Tag, statt es ausfallen zu lassen.
Probleme und Lösungen
Die meisten 1:1-Gespräche scheitern auf wenige typische Arten. Für jede gibt es eine einfache Lösung.
| Problem | Was passiert | Lösung |
|---|---|---|
| Das 1:1 wird zum Statusbericht | Hindernisse und Sorgen kommen nie zur Sprache | Status schriftlich klären. Mit Check-in und den Themen der Person beginnen |
| Die Führungskraft bestimmt die Agenda | Die Themen der Person werden aufgeschoben | Das Teammitglied schreibt die Agenda zuerst. Die Führungskraft ergänzt am Ende |
| Gespräche fallen aus, wenn viel los ist | Die Person lernt, dass das 1:1 nicht wichtig ist | Auf einen anderen Tag verschieben. Nicht ausfallen lassen |
| Die Führungskraft redet am meisten | Die Person erzählt nichts mehr | Zwei Drittel der Zeit zuhören |
| Jede Woche „Alles bestens“ | Echte Probleme bleiben verborgen, bis sie groß sind | Gezieltere Fragen stellen und kleine Zusagen einhalten |
| Aufgaben ohne zuständige Person oder Termin | Zwischen den Gesprächen ändert sich nichts | Mit jeder Aufgabe, einer zuständigen Person und einem Termin schließen |
| Jedes Mal eine neue, leere Notiz | Wiederkehrende Themen fallen nicht auf | Ein fortlaufendes Dokument pro Person führen |
Notizen und Nachbereitung
Führen Sie für jede Person ein gemeinsames, fortlaufendes Dokument, das neueste Gespräch oben. Beide können es lesen und bearbeiten. Wenn dieselbe Sorge in zwei Monaten dreimal auftaucht, muss etwas passieren.
Schreiben Sie kurze Notizen: die wichtigsten Punkte, Beschlüsse und Aufgaben mit zuständiger Person und Termin. Lesen Sie vor jedem 1:1 die letzten beiden Einträge und übernehmen Sie offene Aufgaben in den neuen. Was Sie aufschreiben und was Sie weglassen, lesen Sie in so schreiben Sie Besprechungsnotizen.
Erledigen Sie nach dem Gespräch zuerst Ihre eigenen Aufgaben. Wenn Sie etwas zugesagt haben, tun Sie es vor dem nächsten 1:1 oder sagen Sie, warum es länger dauert. Wenn Sie etwas Wichtiges vereinbart haben, schicken Sie am selben Tag eine kurze Zusammenfassung. Wie das geht, zeigt so schreiben Sie eine Follow-up-E-Mail nach einem Meeting. Für größere Meetings lesen Sie so schreiben Sie eine Agenda für ein Meeting.
Beispiel: eine Notiz aus einem 1:1
So sieht ein ausgefüllter Eintrag im fortlaufenden Dokument für ein 1:1 von 30 Minuten aus. Personen, Team, Termine und Details sind erfunden.
1:1, Daniel und Maya. Dienstag, 3. November, 30 Minuten, Videocall. Agenda von Maya.
Check-in: Maya ist müde. Zwei Projekte hatten Deadlines in derselben Woche. Jetzt besser, da beide abgeschlossen sind.
Ihr Thema 1: Sie wartet auf die finalen Texte für die Registrierungsseiten. Am 27. Oktober angefragt, noch keine Antwort. Daniel fragt direkt beim Content-Team nach.
Ihr Thema 2: Sie möchte donnerstags weniger Meetings, um einen langen Block für Designarbeit zu haben.
Feedback für Maya: Ihre Übergabenotizen zum Checkout-Redesign waren klar, die Entwickler hatten keine Rückfragen.
Feedback für Daniel: Maya wünscht sich Feedback zu Entwürfen früher, nicht erst am Ende.
Entwicklung: Maya möchte Nutzerinterviews führen. Daniel schlägt vor, dass sie die nächsten beiden im Dezember leitet.
Aufgabe: finale Texte für die Registrierung vom Content-Team holen. Zuständig: Daniel. Bis: 5. November.
Aufgabe: das Design-Review von Donnerstag auf Mittwoch verlegen. Zuständig: Daniel. Bis: 6. November.
Aufgabe: Fragen für die Nutzerinterviews im Dezember entwerfen. Zuständig: Maya. Bis: 17. November.
Nächstes 1:1: Dienstag, 10. November. Übernommen: Meetings am Donnerstag, Plan für die Interviews.
Fragen Sie, bevor Sie ein 1:1 aufnehmen
Ein 1:1 ist ein vertrauliches Gespräch. Viele sagen dort Dinge, die sie in der Gruppe nicht sagen würden. Eine Aufnahme kann das ändern. Fragen Sie deshalb immer vorher, und zwar so, dass ein „Nein“ leicht fällt.
Sagen Sie, wofür die Aufnahme ist, wer sie sehen kann und wie lange Sie sie aufbewahren. Wenn die Person ablehnt, schreiben Sie von Hand mit und machen weiter. Es ist völlig in Ordnung, ein 1:1 nicht aufzunehmen, und bei persönlichen oder schwierigen Gesprächen ist es klug, darauf zu verzichten. Die Gesetze zur Aufnahme unterscheiden sich außerdem von Land zu Land. Siehe Müssen Sie anderen sagen, dass Sie ein Meeting aufnehmen?.
So hilft Noter AI
Wenn die andere Person der Aufnahme zustimmt, kann Noter AI den ersten Entwurf Ihrer 1:1-Notizen schreiben. Die App läuft auf iPhone, iPad und Android, und Ihre Notizen können Sie auch in der Web-App lesen.
Für ein 1:1 im selben Raum tippen Sie in der App auf Aufnahme und legen das Telefon auf den Tisch. Für ein 1:1 per Video schicken Sie den Noter AI Bot zu Zoom, Microsoft Teams, Google Meet oder Webex. Er nimmt als sichtbarer Gast teil, sodass die andere Person sieht, dass er dabei ist.
Nach dem Gespräch enthält die Notiz ein Transkript mit Sprecherkennung und einem Zeitstempel in jeder Zeile. Sie können Sprecher umbenennen und auf eine Zeile tippen, um die Stelle noch einmal zu hören. Die Notiz hat außerdem eine Zusammenfassung und Aufgaben mit Zuständigen, auch Ihre eigenen.
Sie können einen Ausgabestil wählen. Minutes of meeting liefert ein förmliches Protokoll. Email liefert eine Zusammenfassung zum Versenden. Mit Custom instruction beschreiben Sie Ihr 1:1-Format in einfachen Worten, etwa Check-in, Themen der Person, Feedback, Entwicklung und Aufgaben. Bearbeiten Sie das Ergebnis und fügen Sie es dann in Ihr fortlaufendes Dokument ein.
Grenzen, offen gesagt
- Fragen Sie jedes Mal vorher. Ob aufgenommen wird, entscheiden Sie und die andere Person. Bei heiklen Gesprächen ist es oft besser, nicht aufzunehmen.
- Die Notiz ist ein Entwurf. Die App kann einen Namen, einen Termin oder die zuständige Person falsch verstehen. Lesen Sie die Notiz, bevor Sie sie teilen oder ins fortlaufende Dokument übernehmen.
- Die App hört nur, was gesagt wird. Eine Sorge, die man nur am Gesicht oder am Tonfall erkennt, steht nicht in der Notiz. Zuhören müssen Sie weiterhin selbst.
- Der Bot ist sichtbar. Manche Gastgeber lassen Gäste im Warteraum, bis jemand sie hereinlässt.
- Eine Desktop-App gibt es nicht. Sie nehmen auf dem iPhone, iPad, Android-Gerät oder in der Web-App auf.
Häufige Fragen
Wie lange sollte ein 1:1-Gespräch dauern?
Die meisten 1:1-Gespräche funktionieren gut mit 25 bis 30 Minuten, jede Woche oder alle zwei Wochen. Das erste 1:1 mit einer neuen Person darf 45 bis 60 Minuten dauern. Wenn Sie Ihre 1:1-Gespräche mit Zustimmung aufnehmen, macht Noter AI aus einem kurzen Gespräch eine Notiz mit Zusammenfassung und Aufgaben.
Wer sollte die Agenda für ein 1:1 festlegen?
Die Agenda gehört dem Teammitglied. Die Person trägt ihre Themen vor dem Gespräch in ein gemeinsames Dokument ein, und die Führungskraft ergänzt eigene Punkte am Ende. So stehen die echten Anliegen der Person an erster Stelle. Mit Zustimmung kann Noter AI das Gespräch aufnehmen, sodass niemand beim Zuhören mitschreiben muss.
Welche Fragen sollte eine Führungskraft im One-on-One stellen?
Stellen Sie offene Fragen zu Hindernissen, Arbeitslast, Feedback und Entwicklung. Gute Beispiele sind „Was bremst Sie gerade aus?“ und „Was sollte ich anfangen oder lassen?“. Wählen Sie eine oder zwei pro Thema. Noter AI speichert ein Transkript mit Sprecherkennung, falls Sie später nachsehen müssen, was gesagt wurde.
Welcher Ablauf eignet sich für ein 1:1-Gespräch?
Eine einfache Reihenfolge ist Check-in, die Themen der Person, Feedback in beide Richtungen, Entwicklung und Aufgaben mit zuständiger Person und Termin. Halten Sie jedes Mal dieselbe Reihenfolge ein, damit die Person weiß, was als Nächstes kommt. In Noter AI kann der Stil Custom instruction aus einer Aufnahme eine Notiz in genau dieser Reihenfolge machen.
Wie schreibe ich im 1:1 mit, ohne die Aufmerksamkeit zu verlieren?
Führen Sie ein gemeinsames, fortlaufendes Dokument pro Person und notieren Sie während des Gesprächs nur die wichtigsten Punkte, Beschlüsse und Aufgaben. Den Rest ergänzen Sie direkt danach. Wenn die andere Person der Aufnahme zustimmt, liefert Noter AI einen Entwurf mit Zusammenfassung und Aufgaben, den Sie prüfen und bearbeiten.
Sollte ich ein 1:1-Gespräch aufnehmen?
Nur wenn die andere Person klar zustimmt. Erklären Sie, wofür die Aufnahme ist, wer sie sehen kann und wie lange Sie sie aufbewahren, und akzeptieren Sie ein Nein. Persönliche oder schwierige Gespräche nehmen Sie besser nicht auf. Wenn Sie aufnehmen, kann Noter AI das 1:1 im Raum oder im Videocall festhalten.
Wie führe ich ein 1:1 per Video?
Schalten Sie die Kamera ein, wenn möglich, schließen Sie Chat und E-Mail und lassen Sie die gemeinsame Agenda auf dem Bildschirm offen. Wählen Sie eine Zeit, die für beide in der Arbeitszeit liegt. Mit Zustimmung können Sie den Noter AI Bot zu Zoom, Microsoft Teams, Google Meet oder Webex schicken, wo er als sichtbarer Gast teilnimmt.
Was sollte nach einem 1:1-Gespräch passieren?
Erledigen Sie Ihre eigenen Aufgaben vor dem nächsten 1:1 und übernehmen Sie offene Aufgaben in den nächsten Eintrag des fortlaufenden Dokuments. Schicken Sie eine kurze Zusammenfassung, wenn Sie etwas Wichtiges vereinbart haben. Noter AI listet nach jedem aufgenommenen Gespräch die Aufgaben mit Zuständigen auf, sodass Ihre Liste zum Nachfassen bereitliegt.
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Am Computer? Code mit dem Smartphone scannen und die App laden.
