Como fazer uma reunião one on one
Uma reunião one on one (ou reunião individual, 1:1) é uma conversa curta e frequente entre um gestor e uma pessoa da equipe. É o espaço para bloqueios, feedback e desenvolvimento. Não é o lugar para atualização de status. Este guia mostra com que frequência fazer, quem define a pauta, um roteiro simples, boas perguntas, a primeira 1:1 com alguém novo, 1:1 remota e como anotar e fazer o follow-up.
Atualizado em outubro de 2026
Faça a reunião toda semana ou a cada duas semanas, por cerca de 30 minutos. Deixe a pauta com a pessoa da equipe. Siga sempre a mesma ordem: check-in, os assuntos dela, feedback nos dois sentidos, desenvolvimento e ações. Mantenha um documento compartilhado e contínuo para cada pessoa e termine com cada ação, o responsável e uma data.
Para que serve uma 1:1
Uma 1:1 dá a quem faz o trabalho um horário fixo para falar com quem pode ajudar. A reunião é dessa pessoa. O gestor está ali para ouvir, tirar obstáculos do caminho e dar feedback sincero.
Atualizações de projeto funcionam melhor por escrito ou em uma ferramenta de tarefas. Se a 1:1 vira uma lista de tarefas, os assuntos mais difíceis nunca aparecem: um bloqueio que ninguém levantou, uma preocupação com a carga de trabalho, uma dúvida sobre o próximo passo na carreira.
- Use para: bloqueios, feedback nos dois sentidos, carga de trabalho, objetivos de carreira e tudo o que a pessoa acha difícil dizer em grupo.
- Deixe de fora: status tarefa por tarefa, planejamento longo de projeto e avaliações formais de desempenho. Isso tem as suas próprias reuniões.
Noter AI grava, transcreve e resume suas reuniões no iPhone, iPad e Android, em mais de 60 idiomas.
Frequência, duração e quem cuida da pauta
Curta e frequente funciona melhor do que rara e longa. Um problema levantado com três semanas de atraso já custou três semanas.
A pauta é da pessoa da equipe. Ela coloca os assuntos dela em um documento compartilhado antes da reunião. O gestor lê primeiro e acrescenta os próprios itens no fim. Quando o gestor define a pauta, as preocupações da pessoa costumam ficar para depois.
| Situação | Com que frequência | Duração |
|---|---|---|
| A maioria das pessoas da equipe | Toda semana ou a cada duas semanas | 25 a 30 minutos |
| Nova no cargo, ou passando por um momento difícil | Toda semana | 30 minutos |
| Experiente e com autonomia | A cada duas semanas | 30 minutos |
| Primeira 1:1 com alguém novo | Uma vez, na primeira semana | 45 a 60 minutos |
| O gestor do seu gestor (skip-level) | A cada um a três meses | 30 minutos |
Um roteiro simples para 30 minutos
Siga sempre a mesma ordem. As pessoas ficam mais à vontade quando sabem o que vem depois. Se você quer um documento para copiar, o modelo de reunião one on one tem uma estrutura pronta e um exemplo preenchido.
- 1Check-in (3 minutos). Pergunte como a pessoa está, com interesse de verdade. Energia, carga de trabalho, qualquer coisa fora do trabalho que afete a semana.
- 2Os assuntos dela (12 minutos). Passe pelo que ela escreveu no documento compartilhado. Comece pelos bloqueios. Pergunte do que ela precisa de você.
- 3Feedback nos dois sentidos (6 minutos). Dê um feedback específico, com um exemplo real. Depois peça feedback sobre você e espere a resposta.
- 4Desenvolvimento (5 minutos). Fale sobre habilidades, objetivos e o próximo passo. Uma vez por mês basta.
- 5Ações (4 minutos). Leia cada ação em voz alta, com um responsável e uma data. Inclua as suas próprias ações como gestor.
Boas perguntas para fazer
Perguntas abertas trazem respostas melhores do que "Está tudo bem?". Escolha uma ou duas de um tema. Não leia a lista inteira na mesma reunião.
| Tema | Perguntas para fazer |
|---|---|
| Check-in | O que mais tirou a sua energia nesta semana? Qual foi a melhor parte da sua semana? |
| Bloqueios | O que está atrasando você agora? Do que você está esperando, e desde quando? |
| Carga de trabalho | A sua carga de trabalho está alta demais, baixa demais ou na medida? O que você deixaria de lado se precisasse? |
| Feedback para a pessoa | Posso compartilhar uma coisa que notei nesta semana? Como foi aquela reunião do seu ponto de vista? |
| Feedback para você | O que eu deveria começar ou parar de fazer? O que eu poderia fazer para ajudar você mais? |
| Desenvolvimento | O que você quer aprender neste ano? O que faria os próximos seis meses serem um sucesso para você? |
A primeira 1:1 com alguém novo
A primeira reunião é sobre como vocês vão trabalhar juntos. Ainda não há histórico, então pule progresso e feedback. Desta vez quem conduz é o gestor, porque a pessoa nova ainda não sabe o que é normal na equipe.
- Explique para que serve a 1:1 e que, a partir da próxima, a pauta é dela.
- Pergunte como ela prefere receber feedback: na hora, ou primeiro por escrito.
- Pergunte o que um gestor anterior fazia que funcionava bem para ela.
- Pergunte como você vai perceber quando ela estiver estressada ou sobrecarregada.
- Combinem o dia, o horário e a duração da 1:1 frequente, e criem juntos o documento compartilhado.
1:1 remota
Uma 1:1 por vídeo funciona bem com alguns hábitos. Ligue a câmera se puder, para ver como a pessoa reage. Feche o chat e o e-mail. Deixe o documento compartilhado aberto na tela, para os dois verem a mesma pauta.
Escolha um horário dentro do expediente das duas pessoas e revezem o horário mais cedo ou mais tarde quando houver fuso horário diferente. Se a chamada cair ou for interrompida, remarque a 1:1 para outro dia em vez de pular.
Problemas e soluções
A maioria das 1:1 dá errado de alguns jeitos comuns. Cada um tem uma solução simples.
| Problema | O que acontece | Solução |
|---|---|---|
| A 1:1 vira atualização de status | Bloqueios e preocupações nunca aparecem | Passe o status para a escrita. Comece pelo check-in e pelos assuntos da pessoa |
| O gestor define a pauta | Os assuntos da pessoa ficam para depois | A pessoa da equipe escreve a pauta primeiro. O gestor acrescenta itens no fim |
| As reuniões são canceladas quando o trabalho aperta | A pessoa entende que a 1:1 não é importante | Remarque para outro dia. Não pule |
| O gestor fala a maior parte do tempo | A pessoa para de compartilhar | Tente ouvir durante dois terços da reunião |
| "Está tudo bem" toda semana | Problemas reais ficam escondidos até crescerem | Faça perguntas mais específicas e cumpra as pequenas promessas que você faz |
| Ações sem responsável ou data | Nada muda entre uma reunião e outra | Termine com cada ação, um responsável e uma data |
| Uma nota em branco nova a cada vez | Fica difícil ver os problemas que se repetem | Mantenha um documento contínuo para cada pessoa |
Anotações e follow-up
Mantenha um documento compartilhado e contínuo para cada pessoa, com a reunião mais recente no topo. As duas pessoas podem ler e editar. Se a mesma preocupação aparece três vezes em dois meses, ela precisa de uma ação.
Escreva anotações curtas: os pontos principais, as decisões e as ações com um responsável e uma data. Antes de cada 1:1, leia as duas últimas entradas e copie as ações em aberto para a nova. Para saber o que anotar e o que pular, veja como fazer anotações de reunião.
Depois da reunião, faça primeiro as suas ações. Se você prometeu algo, entregue antes da próxima 1:1, ou explique o atraso. Se vocês combinaram algo importante, mande um resumo curto no mesmo dia. Como escrever um e-mail de follow-up depois de uma reunião mostra como. Para reuniões maiores, veja como escrever uma pauta de reunião.
Exemplo: anotação de uma 1:1
Esta é uma entrada preenchida do documento contínuo para uma 1:1 de 30 minutos. As pessoas, a equipe, as datas e os detalhes são inventados.
1:1, Daniel e Maya. Terça-feira, 3 de novembro, 30 minutos, chamada de vídeo. Pauta escrita pela Maya.
Check-in: Maya está cansada. Dois projetos tiveram prazo na mesma semana. Está melhor agora que os dois terminaram.
Assunto dela 1: está esperando o texto final das telas de cadastro. Pediu em 27 de outubro e ainda não teve resposta. Daniel vai falar direto com a equipe de conteúdo.
Assunto dela 2: ela gostaria de menos reuniões às quintas-feiras, para ter um bloco longo de trabalho em design.
Feedback para Maya: as notas de passagem do redesign do checkout estavam claras, e os desenvolvedores não tiveram dúvidas.
Feedback para Daniel: Maya pediu feedback nos rascunhos mais cedo, não só no fim.
Desenvolvimento: Maya quer conduzir entrevistas com usuários. Daniel sugeriu que ela conduza as próximas duas, em dezembro.
Ação: conseguir o texto final do cadastro com a equipe de conteúdo. Responsável: Daniel. Prazo: 5 de novembro.
Ação: passar a revisão de design de quinta para quarta-feira. Responsável: Daniel. Prazo: 6 de novembro.
Ação: rascunhar as perguntas das entrevistas com usuários de dezembro. Responsável: Maya. Prazo: 17 de novembro.
Próxima 1:1: terça-feira, 10 de novembro. Fica para depois: reuniões de quinta, plano das entrevistas.
Peça permissão antes de gravar uma 1:1
Uma 1:1 é uma conversa privada. As pessoas costumam contar ali coisas que não diriam em grupo. Uma gravação pode mudar isso. Por isso, sempre pergunte antes, de um jeito que deixe fácil dizer "não".
Diga para que serve a gravação, quem pode ver e por quanto tempo você vai guardar. Se a pessoa disser não, anote por escrito e siga em frente. Não há problema em não gravar uma 1:1, e é sensato não gravar conversas pessoais ou difíceis. As leis sobre gravação também mudam de um país para outro. Veja você precisa avisar que está gravando uma reunião?.
Como o Noter AI ajuda
Se a outra pessoa concordar com a gravação, o Noter AI pode escrever o primeiro rascunho das anotações da sua 1:1. Ele funciona no iPhone, iPad e Android, e você também pode ler as suas notas no aplicativo web.
Para uma 1:1 presencial, toque em gravar no aplicativo e coloque o celular na mesa. Para uma 1:1 por vídeo, mande o bot do Noter AI para o Zoom, Microsoft Teams, Google Meet ou Webex. Ele entra como convidado visível, então a outra pessoa sabe que ele está lá.
Depois da reunião, a nota traz uma transcrição com o nome de cada participante e o horário em cada linha. Você pode renomear os participantes e tocar em uma linha para ouvir aquele momento de novo. A nota também tem um resumo e itens de ação com responsáveis, incluindo os seus.
Você pode escolher um estilo de saída. Ata de reunião dá um registro formal. E-mail dá um resumo que você pode enviar. Instrução personalizada deixa você descrever o formato da sua 1:1 com as suas palavras, como check-in, assuntos da pessoa, feedback, desenvolvimento e ações. Edite o resultado e cole no seu documento contínuo.
Limites e observações sinceras
- Pergunte antes, sempre. Gravar é uma escolha sua e da outra pessoa. Em conversas delicadas, muitas vezes é melhor não gravar.
- A nota é um rascunho. O aplicativo pode entender errado um nome, uma data ou o responsável por uma ação. Leia antes de compartilhar ou de colocar no documento contínuo.
- Ele só ouve o que é dito. Uma preocupação que aparece no rosto ou no tom de voz de alguém não vai estar na nota. Você ainda precisa ouvir com atenção.
- O bot é visível. Alguns anfitriões deixam os convidados em uma sala de espera até alguém liberar a entrada.
- Não existe aplicativo para computador. Você grava no iPhone, iPad, Android ou no app web.
Perguntas frequentes
Quanto tempo deve durar uma reunião one on one?
A maioria das reuniões one on one funciona bem com 25 a 30 minutos, toda semana ou a cada duas semanas. A primeira 1:1 com alguém novo pode durar de 45 a 60 minutos. Se você grava as suas 1:1 com consentimento, o Noter AI transforma uma reunião curta em uma nota com resumo e itens de ação.
Quem deve definir a pauta de uma 1:1?
A pauta deve ser da pessoa da equipe, que coloca os assuntos dela em um documento compartilhado antes da reunião. O gestor acrescenta os próprios itens no fim. Assim, as preocupações reais da pessoa vêm primeiro. O Noter AI pode gravar a conversa, com consentimento, para que ninguém precise digitar enquanto ouve.
O que um gestor deve perguntar em uma reunião individual?
Faça perguntas abertas sobre bloqueios, carga de trabalho, feedback e desenvolvimento. Bons exemplos são "O que está atrasando você agora?" e "O que eu deveria começar ou parar de fazer?". Escolha uma ou duas por tema. O Noter AI guarda uma transcrição com o nome de cada participante, caso você precise conferir depois o que foi dito.
Qual é um bom roteiro para uma reunião one on one?
Uma ordem simples é check-in, assuntos da pessoa, feedback nos dois sentidos, desenvolvimento e ações com um responsável e uma data. Siga sempre a mesma ordem, para a pessoa saber o que vem depois. No Noter AI, o estilo Instrução personalizada pode transformar uma gravação em uma nota nessa mesma ordem.
Como fazer anotações em uma 1:1 sem perder o foco?
Mantenha um documento compartilhado e contínuo para cada pessoa e anote só os pontos principais, as decisões e as ações enquanto conversam. Complete o resto logo depois da reunião. Se a outra pessoa concordar com a gravação, o Noter AI dá um rascunho com resumo e itens de ação para você conferir e editar.
Devo gravar uma reunião one on one?
Só se a outra pessoa concordar claramente. Explique para que serve a gravação, quem pode ver e por quanto tempo você vai guardar, e aceite um não. Muitas vezes é melhor não gravar conversas pessoais ou difíceis. Quando você grava, o Noter AI registra a 1:1 em uma sala ou em uma chamada de vídeo.
Como fazer uma 1:1 remota?
Ligue a câmera se puder, feche o chat e o e-mail e deixe a pauta compartilhada aberta na tela. Escolha um horário dentro do expediente das duas pessoas. Com consentimento, você pode mandar o bot do Noter AI para o Zoom, Microsoft Teams, Google Meet ou Webex, onde ele entra como convidado visível.
O que fazer depois de uma reunião one on one?
Faça as suas ações antes da próxima 1:1 e copie as ações em aberto para a próxima entrada do documento contínuo. Mande um resumo curto se vocês combinaram algo importante. O Noter AI lista os itens de ação com responsáveis depois de cada reunião gravada, então a lista de follow-up já fica pronta para conferir.
Deixe o Noter AI fazer as anotações das suas reuniões
Grave, transcreva e resuma suas reuniões no iPhone, iPad e Android, ou envie um bot para o Zoom, Teams, Meet ou Webex. Em mais de 60 idiomas.
Está no computador? Escaneie o código com o celular para baixar o app.
