Noter AI مع Webex

طريقتان لتسجيل اجتماع Webex

ينتشر Webex في الشركات الكبيرة وفي القطاعات الخاضعة للرقابة، مثل البنوك والرعاية الصحية والجهات الحكومية. الاجتماعات فيها رسمية، وقائمة الضيوف مضبوطة، وكثيرًا ما يُطلب سجل مكتوب. وهذا يحدد طريقة استخدامك لأداة تدوين الملاحظات.

الخيار الأول: البوت ينضم. تلصق رابط Webex في Noter AI، فيدخل بوت ضيفًا يراه كل الحاضرين. يسجّل الاجتماع، ثم تظهر ملاحظة في التطبيق بعد ذلك.

الخيار الثاني: أنت تسجّل في القاعة. ابدأ التسجيل بهاتفك بضغطة واحدة، وضعه قرب مكبّر الصوت أو في وسط الطاولة. يستمر التسجيل والشاشة مقفلة، حتى ثلاث ساعات. لا ينضم شيء إلى اجتماع Webex، وهذا مهم حين لا يقبل المضيف ضيوفًا من الخارج.

في البيئات المضبوطة، اسأل قبل أن تختار. بعض المؤسسات تسمح بضيف ظاهر. وغيرها تفضّل ألا يتصل بالاجتماع أي شيء من خارج الشركة.

كيف ترسل البوت

1. 1أخبر المضيف أولًا. في اجتماع Webex الرسمي، كثيرًا ما يُرفض الضيف غير المتوقع. جملة واحدة مسبقًا تمنع ذلك.
2. 2انسخ رابط اجتماع Webex من دعوتك.
3. 3الصقه في Noter AI وأرسل البوت. إذا كان الاجتماع في تقويم Google أو Outlook المتصل، فاضغط على «انضمام» بجانبه بدلًا من ذلك.
4. 4اطلب من المضيف السماح للبوت بالدخول من الردهة.
5. 5افتح الملاحظة عند انتهاء الاجتماع. معالجة اجتماع مدته ساعة تستغرق نحو دقيقتين.

إعدادات المضيف التي قد تمنع البوت

يعطي Webex المضيف تحكمًا قويًا فيمن يحضر الاجتماع. كل من الخيارين التاليين قد يمنع البوت، وكلاهما بيد المضيف.

• الردهة. يمكن إبقاء الضيوف في ردهة حتى يسمح لهم المضيف بالدخول. ينتظر البوت فيها مع الضيوف الآخرين، ولا ينضم إلا حين يسمح له المضيف.
• الاجتماع المقفل. يستطيع المضيف قفل اجتماع Webex. بعد ذلك لا يستطيع المشاركون الجدد الدخول مباشرة. إذا وصل البوت بعد القفل، يبقى في الخارج ما لم يسمح له المضيف بالدخول.
• التوقيت يساعد. أرسل البوت في بداية الاجتماع، قبل أن يقفله المضيف. إذا كنت المضيف، فاسمح للبوت بالدخول أولًا ثم اقفل الاجتماع.
• حين ترفض السياسة. إذا كانت المؤسسة لا تقبل مشاركين ضيوفًا، فلا تحاول الالتفاف على ذلك. سجّل بالهاتف في القاعة، بإذن الحاضرين.

ما الذي تحصل عليه

الاجتماعات الرسمية تحتاج إلى سجل يمكن التحقق منه. هذه أجزاء ملاحظة Noter AI التي تساعد في ذلك.

نموذج للإخراج

هذا النموذج افتراضي ويوضّح الشكل فقط. هو نمط التقرير الرسمي لمراجعة على Webex مدتها 20 دقيقة لإطلاق الربع الرابع، حضرها سارة وعمر وهدى.

• الغرض: التأكد من أن إطلاق الربع الرابع يستوفي خطوات المراجعة الداخلية قبل النشر.
• النتائج: اكتملت خطوتان من خطوات المراجعة الثلاث. المراجعة الأمنية ما زالت مفتوحة، ويُتوقع إنهاؤها في 30 أكتوبر.
• القرار: يبقى موعد الإطلاق كما هو، بشرط أن تُغلق المراجعة الأمنية قبل 30 أكتوبر. إذا لم تُغلق، تجتمع المجموعة مرة أخرى.
• المسؤوليات: هدى مسؤولة عن المراجعة الأمنية. عمر يُعدّ ملاحظات الإصدار. سارة تُبلغ المكاتب الإقليمية.
• مرجع: [00:11:05] هدى: «أستطيع إغلاق المراجعة قبل الثلاثين إذا وصلتني نتائج الاختبار يوم الاثنين.»

حدود وملاحظات صريحة

إذا كنت تعمل وفق قواعد امتثال، فاقرأ هذه النقاط قبل اجتماعك الأول.

• البوت ظاهر دائمًا. يظهر في قائمة المشاركين. لا يملك Noter AI أي طريقة لتسجيل اجتماع Webex دون أن يُرى.
• لا يُثبَّت أي تكامل في Webex. يدخل البوت عبر الرابط. لا يوجد ما تضيفه داخل Webex.
• ترسل البوت من هاتف أو جهاز لوحي. لا يوجد لـ Noter AI تطبيق لأجهزة Mac أو Windows. ترسل البوت من iPhone أو iPad أو Android، وتقرأ الملاحظة هناك أو في تطبيق الويب app.noterai.net.
• يُعالَج الصوت في السحابة. تُحفظ الملاحظات والصوت في السحابة، مشفّرة أثناء النقل وأثناء التخزين، ولا تُستخدم لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي. تأكد أن ذلك يناسب سياسة مؤسستك. تجد تفاصيل أكثر في أين تُحفظ تسجيلات الاجتماعات.
• يجب أن تُبلغ كل الحاضرين. الحصول على الموافقة على التسجيل مسؤولية المستخدم، والقانون يختلف من دولة إلى أخرى. في أماكن العمل الخاضعة للرقابة، قد تكون قواعد جهة عملك أشد من القانون.