تدوين الاجتماعات دون انضمام بوت إلى المكالمة

الخلاصة

Granola يلتقط صوت النظام والميكروفون على الكمبيوتر، فيسجّل المكالمة دون إضافة بوت إلى قائمة المشاركين.

Noter AI يسجّل الاجتماعات الحضورية مباشرة من ميكروفون الهاتف دون بوت. أما مكالمات الفيديو فيسجّلها عبر بوت ينضم إلى الاجتماع.

Otter وFireflies وFathom وNotta وtl;dv تستخدم بوتات لتسجيل المكالمات عبر الإنترنت. تحقق من طرق التسجيل الأخرى المتاحة على الجهاز والخطة اللذين تستخدمهما.

حدّد أولًا ما تريد تسجيله: مكالمة تُجريها من الكمبيوتر، أم اجتماعًا حضوريًا تسجّله من الهاتف. عدم ظهور بوت لا يعني أن المشاركين وافقوا على التسجيل؛ أخبرهم واتبع سياسة جهة عملك.

لماذا يريد الناس تجنّب البوت

• تأثيره في الحوار. قد يتردد بعض المشاركين في الحديث عند ظهور بوت للتسجيل. وضّح لهم الغرض من التسجيل وكيف ستُستخدم الملاحظات.
• سياسات الشركة. قد تمنع جهة العمل المشاركين غير المعروفين أو تشترط الموافقة على أدوات التسجيل الخارجية. تحقق من ذلك قبل الاجتماع.
• الحاجة إلى توضيح دوره. من الأفضل تعريف المشاركين بأداة التسجيل قبل بدء النقاش، خصوصًا في أول اجتماع مع عميل.
• موافقة المشاركين. ظهور البوت يوضح وجود أداة في الاجتماع، لكنه لا يغني عن إبلاغ المشاركين بالتسجيل والحصول على الموافقة المطلوبة.
• صعوبات الانضمام. قد تمنع إعدادات الدخول أو غرفة الانتظار وصول البوت إلى الاجتماع. تحقق من انضمامه وبدء التسجيل قبل الاعتماد عليه.

مقارنة التطبيقات السبعة

لماذا تختلف طريقة تسجيل المكالمات بين الهاتف والكمبيوتر

تختلف صلاحيات الوصول إلى الصوت بين أنظمة التشغيل، وهذا يؤثر في طريقة تسجيل المكالمات التي يتيحها كل تطبيق.

على الكمبيوتر، يمكن لتطبيق مثل Granola التقاط صوت النظام والميكروفون بعد منح الصلاحيات المطلوبة، دون إضافة مشارك إلى المكالمة.

على iPhone وiPad، توجد قيود على وصول تطبيق إلى صوت تطبيق آخر. لذلك يستخدم Noter AI بوتًا لتسجيل مكالمات الفيديو، بدل التقاط صوت Zoom أو Teams مباشرة من الهاتف.

أما التسجيل الحضوري في Noter AI فيستخدم ميكروفون الجهاز مباشرة. عند مقارنة التطبيقات، ميّز بين تسجيل الصوت من الميكروفون والتقاط صوت المكالمة من النظام؛ فهما طريقتان مختلفتان.

Granola، خيار المكالمات المرئية بلا بوت

يتيح Granola تسجيل مكالمات الفيديو من Mac وWindows عبر التقاط صوت النظام والميكروفون، دون ظهور بوت في قائمة المشاركين. يظل من الضروري إبلاغ المشاركين بالتسجيل.

تكتب ملاحظات مختصرة أثناء المكالمة، ثم يستخدم التطبيق الذكاء الاصطناعي لتوسيعها وتنظيمها. وقد يناسبك هذا الأسلوب إذا كنت تفضّل البدء بملاحظاتك الشخصية.

تسجيل مكالمات الفيديو بهذه الطريقة يحتاج إلى تطبيق الكمبيوتر. أما تطبيقات الهاتف فتسجّل الاجتماعات الحضورية من الميكروفون. وتُحتسب خطة Business لكل مستخدم شهريًا. راجع مقارنة Granola.

Noter AI، تسجيل الاجتماعات الحضورية من الهاتف

Noter AI هو تطبيقنا. يتيح تسجيل الاجتماع الحضوري مباشرة من ميكروفون الهاتف دون بوت أو برنامج على أجهزة المشاركين الآخرين.

يمكنك استخدامه في زيارات العملاء والمقابلات والاجتماعات الفردية والجولات الميدانية. يبدأ التسجيل من التطبيق، أو من مركز التحكم أو Siri على iPhone، ويستمر في الخلفية. وينتج نصًا مع تسميات للمتحدثين وتوقيتات، وملخصًا وتحليلًا ومهام، مع دعم أكثر من 60 لغة والتعرّف التلقائي على اللغة.

للمكالمات عبر الإنترنت، يرسل Noter AI بوتًا إلى Zoom وMicrosoft Teams وGoogle Meet، وإلى Webex على iOS. إذا كنت تحتاج إلى تسجيل مكالمة من الكمبيوتر دون بوت، فقارن هذه الطريقة بما يتيحه Granola.

لا يتوفر تطبيق للويب أو الكمبيوتر، ولا تكامل مع أنظمة إدارة علاقات العملاء. تتيح النسخة المجانية تسجيل نحو خمس دقائق للتجربة. ويبلغ سعر الاشتراك الفردي 9.99 دولار شهريًا أو 49.99 دولار سنويًا.

كيف تستخدم بوت التسجيل في الاجتماع

• أخبر المشاركين قبل التسجيل. مثلًا: «أرغب في تسجيل الاجتماع لإعداد الملاحظات. هل يناسبكم ذلك؟» وضّح الغرض من التسجيل واحترم اعتراض أي مشارك.
• استخدم اسمًا واضحًا إذا كان التطبيق يسمح بذلك. مثل «مدوّن ملاحظات سامي»، ليعرف المشاركون صاحب الأداة ودورها.
• تحقق من غرفة الانتظار. تأكد من السماح للبوت بالدخول ومن بدء التسجيل، خصوصًا في الاجتماعات التي يستضيفها عميل أو جهة أخرى.
• راعِ طبيعة الاجتماع. في النقاشات الحساسة، اتفق على طريقة توثيق مناسبة واتبع سياسة جهة العمل قبل استخدام أداة تسجيل خارجية.
• راجع سياسة البيانات. تحقق من مكان تخزين الصوت، ومدة الاحتفاظ به، وخيارات الحذف، وما إذا كان المزوّد يستخدم التسجيلات لتدريب نماذجه.

خلاصة القول

يعتمد التسجيل دون بوت على نوع الاجتماع والجهاز الذي تستخدمه. راجع طريقة التقاط الصوت الفعلية قبل اختيار التطبيق.

يمكن استخدام Granola لتسجيل المكالمات من الكمبيوتر دون بوت، وNoter AI لتسجيل الاجتماعات الحضورية من الهاتف. وإذا كنت تستخدم Noter AI للمكالمات عبر الإنترنت، فسيحتاج إلى إرسال بوت. اختر الطريقة التي تتوافق مع احتياجاتك وسياسة العمل وموافقة المشاركين.