Noter AI مع Microsoft Teams

طريقتان لتسجيل اجتماع Teams

تعقد معظم الشركات اجتماعاتها الداخلية على Teams: اجتماع المتابعة الأسبوعي، ومراجعة المشروع، وتحديث القسم. كثير من هذه الاجتماعات مختلط، فبعض الحاضرين في قاعة الاجتماعات والباقون عن بُعد. يغطي Noter AI الجانبين.

البوت ينضم. تعطي Noter AI رابط اجتماع Teams. يدخل بوت إلى الاجتماع ضيفًا ظاهرًا ويسجّل. هذا هو الخيار المناسب حين تنضم عن بُعد.

أنت تسجّل في القاعة. إذا كنت تجلس في قاعة الاجتماعات وTeams معروض على الشاشة الكبيرة، فاضغط على التسجيل في التطبيق وضع الهاتف على الطاولة. يستمر التسجيل والشاشة مقفلة أو والتطبيق في الخلفية، حتى ثلاث ساعات لكل تسجيل. وهذا أيضًا هو البديل حين تمنع سياسة مؤسستك دخول الضيوف.

كيف ترسل البوت

1. 1اربط تقويمك إذا أردت الانضمام بضغطة واحدة. اجتماعات Teams تكون عادة في Outlook. اربط Outlook أو Google Calendar مرة واحدة، فتظهر في التطبيق الاجتماعات القادمة التي لها رابط.
2. 2اضغط على «انضمام» بجانب الاجتماع. إذا لم يكن الاجتماع في تقويمك، فانسخ رابط Teams من الدعوة والصقه في التطبيق.
3. 3انتظر حتى يسمح المنظّم للبوت بالدخول. إذا كان الاجتماع يستخدم ردهة، يبقى البوت فيها حتى يسمح له أحد بالدخول.
4. 4تابع اجتماعك. يسجّل البوت ويبقى صامتًا.
5. 5اقرأ الملاحظة. تظهر في التطبيق بعد الاجتماع. معالجة تسجيل مدته ساعة تستغرق نحو دقيقتين.

إعدادات المضيف التي قد تمنع البوت

في Teams، سياسة المؤسسة أهم من إعدادات أي اجتماع بعينه. يوجد أمران قد يمنعان البوت، وأحدهما خارج سيطرة المنظّم.

• الردهة. يمكن أن تُبقي اجتماعات Teams الضيوف في ردهة. ينتظر البوت فيها حتى يسمح له المنظّم أو شخص آخر لديه الصلاحية. إذا لم يراقب أحد الردهة، فلن يدخل البوت أبدًا، لذلك نبّه إلى ذلك في البداية.
• تعطيل دخول المجهولين أو الضيوف من المؤسسة. يستطيع مسؤول تقنية المعلومات منع أي شخص من خارج المؤسسة من الانضمام إلى الاجتماعات. عند تفعيل هذه القاعدة لا يستطيع البوت الانضمام، ولا يستطيع المنظّم تغييرها من داخل الاجتماع.
• ماذا تفعل. في حالة الردهة، اسمح للبوت بالدخول. في حالة قاعدة المؤسسة، تحدّث مع فريق تقنية المعلومات عن السياسة. حتى ذلك الحين، سجّل الاجتماع بهاتفك من القاعة. هذه الطريقة لا تمرّ عبر Teams.

ما الذي تحصل عليه

نموذج للإخراج

المثال التالي افتراضي. يوضّح ما قد يكتبه نمط المحضر لاجتماع داخلي على Teams مدته 30 دقيقة عن إطلاق الربع الرابع.

• الاجتماع: المتابعة الأسبوعية لإطلاق الربع الرابع. الحاضرون: سارة وعمر ولينا.
• الملخص: صفحة الهبوط جاهزة. دليل الدعم متأخر أسبوعًا لأن شاشات المنتج تغيّرت. اتفق الفريق على الإبقاء على موعد الإطلاق.
• القرار: سينشر فريق لينا الدليل على جزأين، ويكون الجزء الأول جاهزًا يوم الإطلاق.
• مهمة، عمر: تثبيت شاشات المنتج قبل الأربعاء.
• مهمة، لينا: تسليم الجزء الأول من دليل الدعم قبل 28 أكتوبر.
• مهمة، سارة: تحديث قائمة مراجعة الإطلاق ومشاركتها قبل اجتماع المتابعة القادم.
• سؤال مفتوح: من يوافق على رسالة الإطلاق؟ لم يُذكر اسم أحد.

حدود وملاحظات صريحة

أمور قليلة يجب أن تعرفها قبل أن تعتمد عليه في اجتماعات الشركة.

• يرى الزملاء البوت. يظهر في قائمة المشاركين في Teams ضيفًا طوال الاجتماع.
• هو منفصل عن Teams. لا يُثبَّت شيء في Teams ولا يحتاج إلى إعداد من المسؤول في Teams. تبقى الملاحظة في تطبيق Noter AI، وتشاركها بتصديرها.
• لا يوجد تطبيق لأجهزة Mac أو Windows. يعمل Noter AI على iPhone وiPad وAndroid. ترسل البوت من الهاتف وأنت تحضر من الكمبيوتر. بعد ذلك يمكنك قراءة الملاحظة في تطبيق الويب app.noterai.net.
• لكل شخص اشتراكه الخاص. لا توجد رسوم لكل مستخدم في الفريق. خطة واحدة تشمل كل شيء: 9.99 دولار شهريًا أو 69.99 دولار سنويًا في الولايات المتحدة.
• إخبار الناس مسؤوليتك. أنت المسؤول عن إخبار الحاضرين بأن الاجتماع يُسجَّل، وعن اتباع قواعد شركتك الخاصة بالتسجيل. اقرأ هل يجب أن تخبر الناس بأنك تسجّل الاجتماع.