كيف تكتب رسالة متابعة بالبريد الإلكتروني بعد الاجتماع

كيف تكتبها خطوة بخطوة

تصلح هذه الطريقة لمعظم اجتماعات العمل التي يحضرها شخصان أو أكثر. ابدأ مباشرة بعد الاجتماع، ما دمت تتذكر من قال ماذا.

1. 1حدّد من يستلمها. أرسلها إلى كل من حضر. وأضف من غاب عن الاجتماع ويحتاج إلى نتيجته. ولا تضف من يكفيه أن يعرف لاحقًا.
2. 2اكتب عنوانًا يسهل العثور عليه. ضع فيه اسم الاجتماع وتاريخه. وإذا كانت النتيجة الأهم قرارًا واحدًا، فاذكر القرار في العنوان.
3. 3اذكر القرارات. اكتب كل قرار في جملة كاملة مفهومة وحدها. وأضف الرقم أو التاريخ أو الاسم الذي يجعله دقيقًا.
4. 4اذكر المهام. سطر واحد لكل مهمة: المهمة، ومسؤول واحد، وموعد واحد. وإذا لم يُحدَّد بعد مسؤول أو موعد لمهمة، فاذكر ذلك في سطرها.
5. 5اذكر الأسئلة المفتوحة. اكتب ما لم يُحسم بعد، ومن سيبحث عن الجواب.
6. 6حدّد الخطوة التالية. اذكر موعد الاجتماع التالي، أو ما سيحدث قبله.
7. 7أرفق ما وعدت به. أضف الملف أو الرابط الآن. ولا تكرر الوعد به في الرسالة.
8. 8راجع ثم أرسل. اختم بسطر واحد تطلب فيه الرد إذا وُجد خطأ. اقرأ الرسالة مرة واحدة على هاتفك، وتحقق من الأسماء والأرقام والتواريخ، ثم أرسلها.

ماذا تكتب فيها ولماذا

كل جزء من الرسالة يجيب عن سؤال لدى القارئ. وإذا كان جزء منها فارغًا، فاحذفه أو اذكر ذلك في سطر واحد. فعبارة «لم تُتخذ قرارات اليوم، ونجتمع مجددًا يوم الاثنين» مفيدة أيضًا.

كيف تجعلها قصيرة

معظم الناس يقرؤون بريد العمل على الهاتف، بين مهام أخرى. والرسالة الطويلة تُؤجَّل إلى وقت لاحق، وكثيرًا ما لا يأتي هذا الوقت. اجعلها رسالة يقرؤها الشخص في دقيقة واحدة.

احذف قصة الاجتماع. القارئ يحتاج إلى النتيجة، لا إلى الطريق إليها. وضع المواد الطويلة، مثل الملاحظات الكاملة أو العرض التقديمي، في مرفق.

• ضع المهام قرب البداية إذا كان الاجتماع في معظمه عن المهام.
• استخدم أسطرًا قصيرة وقوائم مرقّمة. فهي أسهل في القراءة السريعة من الفقرات.
• اكتب فكرة واحدة في كل سطر. فوجود مهمتين في جملة واحدة يعني غالبًا أن إحداهما ستُنسى.

متى ترسلها بحسب نوع الاجتماع

اليوم نفسه هو الخيار الأفضل في الغالب. بعض الاجتماعات تحتاج إلى سرعة أكبر، وبعضها يحتمل الانتظار قليلًا. يعطيك الجدول نقطة بداية. والأهم أن ترسلها ما دام الناس يتذكرون الاجتماع.

كيف تكيّفها مع الاجتماعات المختلفة

اجتماعات العملاء. كن أكثر رسمية وأكثر دقة. كرّر أي رقم أو تاريخ ذكره العميل، ليستطيع تصحيحه. وقل بوضوح ما الذي سترسله ومتى. ولا تضع فيها أي تعليقات داخلية.

اجتماعات المشاريع الداخلية. كن موجزًا. زملاؤك يعرفون الخلفية، فتجاوز السياق وانتقل إلى المهام.

الاجتماعات بلغتين. اكتب الرسالة باللغة التي يفهمها كل القراء أفضل من غيرها. واترك أسماء المنتجات والكلمات المقتبسة كما قيلت.

الاجتماعات التي لم يُتخذ فيها قرار. أرسلها مع ذلك. اذكر ما نوقش في سطرين، وما لا يزال مفتوحًا، ومتى ستقرر المجموعة.

للحصول على نص جاهز للنسخ لكل حالة من هذه الحالات، راجع قوالب رسائل المتابعة. ولسجل جماعي للقرارات والمهام، استخدم قالب رسالة ملخص الاجتماع.

مثال: رسالة متابعة بعد اجتماع مع عميل

البطاقة التالية مثال مُختلَق. الشركة والأشخاص والأرقام غير حقيقية. تعرض رسالة متابعة قصيرة بعد اجتماع مدته 45 دقيقة بين وكالة تصميم صغيرة وعميل يخطط لموقع إلكتروني جديد.

مشكلات وحلول

تفشل معظم رسائل المتابعة الضعيفة بالطرق القليلة نفسها. إليك ما يحدث وكيف تصلحه.

كيف يساعدك Noter AI في كتابتها

أصعب ما في رسالة المتابعة أن تتذكر بدقة ما اتُّفق عليه. Noter AI تطبيق يعمل على iPhone وiPad وAndroid، يسجّل الاجتماع ويكتب الملاحظات. تسجيل مدته ساعة يحتاج إلى نحو دقيقتين للمعالجة. وكل ملاحظة فيها ملخص، وتحليل مفصّل، ومهام مع أسماء المكلفين بها. ويمكنك أيضًا قراءة ملاحظاتك في المتصفح عبر تطبيق الويب app.noterai.net.

وفي Noter AI أيضًا أسلوب إخراج باسم البريد الإلكتروني. يعيد كتابة الاجتماع في صورة رسالة متابعة فيها تحية والقرارات والخطوات التالية. تقرؤها، وتصحّح ما فيها من خطأ، ثم ترسلها من تطبيق البريد الخاص بك. يمكنك تنزيل Noter AI من App Store أو من Google Play.

1. 1سجّل الاجتماع. سجّل بهاتفك أو جهازك اللوحي في القاعة، أو أرسل البوت إلى مكالمة Zoom أو Microsoft Teams أو Google Meet أو Webex. وأخبر الحاضرين أنك تسجّل.
2. 2افتح الملاحظة. يكون الملخص والمهام مع أسماء المكلفين بها جاهزة عند انتهاء المعالجة.
3. 3اختر أسلوب البريد الإلكتروني. يكتب مسودة رسالة متابعة من التسجيل. ويمكن كتابة التسجيل نفسه أيضًا في صورة محضر أو قائمة مهام.
4. 4راجع المسودة. صحّح الأسماء والأرقام والتواريخ. وإذا بدا لك سطر خاطئًا، فافتح النص المكتوب، واضغط على السطر لتسمع تلك اللحظة.
5. 5انسخها إلى تطبيق البريد. انسخها مع التنسيق، أو استخدم قائمة المشاركة. أضف المستلمين وأرسلها من عنوانك.
6. 6أرفق الملاحظات الكاملة إذا لزم. صدّر الملاحظة بصيغة PDF أو Word أو نص عادي. راجع التصدير والمشاركة.

حدود وملاحظات صريحة

اعرف هذه النقاط قبل أن تستخدم Noter AI لكتابة رسائل المتابعة.

• Noter AI لا يرسل البريد عنك. هو يكتب النص. وأنت تنسخه إلى تطبيق البريد الخاص بك وترسله بنفسك.
• يكتب مسودة. اقرأها قبل أن ترسلها، ولا سيما إذا كانت موجهة إلى عميل.
• لا يعرف إلا ما قيل بصوت مسموع. الموعد الذي اتُّفق عليه في رسالة محادثة أو بعد الاجتماع لا يظهر في التسجيل.
• يعمل من الصوت. لا يستورد ملفات الفيديو ولا روابط YouTube ولا ملفات PDF.
• لا يوجد تطبيق لسطح المكتب. تسجّل وتصدّر على iPhone أو iPad أو Android، ويمكنك قراءة الملاحظات في تطبيق الويب app.noterai.net.
• إخبار المشاركين مسؤوليتك. قوانين التسجيل تختلف من بلد إلى آخر، فاقرأ قوانين تسجيل الاجتماعات بحسب البلد.