كيف تكتب محضر اجتماع في Microsoft Teams

ما المقصود بمحضر الاجتماع

المحضر هو السجل الرسمي للاجتماع. يكتبه شخص واحد محدد وفق ترتيب ثابت، ثم تعتمده المجموعة لاحقًا. وبعد اعتماده يصبح الرواية الرسمية لما قررته المجموعة. وهو يختلف عن ملاحظات الاجتماع اليومية، التي يستطيع أي شخص أن يكتبها بأي تنسيق. إذا لم تكن متأكدًا مما تحتاج إليه، فاقرأ الفرق بين ملاحظات الاجتماع ومحضر الاجتماع.

يعرض الجدول حقول المحضر الجيد، وكيف تختلف عن الملاحظات البسيطة.

كيف تكتب المحضر يدويًا أثناء اجتماع Teams

هذه الطريقة لا تحتاج إلا إلى وثيقة ومكالمة Teams، وتصلح مع أي خطة من خطط Teams. جهّز أكبر قدر ممكن قبل أن تبدأ المكالمة.

1. 1اتفقوا على من يكتب المحضر. اطلب من رئيس الاجتماع أن يعيّن شخصًا واحدًا قبل الاجتماع. لا ينبغي أن يكتب الرئيس المحضر، لأنه يدير الاجتماع.
2. 2جهّز وثيقة المحضر قبل المكالمة. انسخ إليها جدول الأعمال، واترك تحت كل بند مساحة للقرار والمهام. يعطيك قالب محضر الاجتماع التنسيق.
3. 3سجّل الحضور من المكالمة. راجع قائمة المشاركين في الاجتماع. اكتب الحاضرين والمعتذرين، ومن انضم متأخرًا مع وقت انضمامه.
4. 4أعلن التسجيل إن كنت ستسجّل. على رئيس الاجتماع أن يخبر الجميع قبل البند الأول.
5. 5اكتب القرار، ثم سببه. لكل بند، اكتب جملة واحدة للقرار وسطرًا واحدًا للسياق. تجاهل الأحاديث الجانبية.
6. 6اكتب المقترحات حرفيًا. اطلب من رئيس الاجتماع أن يقرأ كل مقترح ببطء. اكتب نصه، ومن قدّمه، والنتيجة.
7. 7أكّد المهام بصوت مسموع. في نهاية كل بند، أعد قراءة المهمة والمسؤول عنها وموعدها. أكمل أي مسؤول أو موعد ناقص في الحال.
8. 8أرسل المسودة خلال يوم واحد. اكتب عليها «مسودة، تُعتمد لاحقًا»، وأرسلها إلى جميع الأعضاء، ومنهم الغائبون.

ما الذي يستطيع Teams نفسه فعله

يستطيع Teams أن يسجّل الاجتماع وأن ينشئ نصًا مكتوبًا له، إذا سمحت بذلك إعدادات منظم الاجتماع وإعدادات المسؤول في المؤسسة. يُحفظ التسجيل والنص مع الاجتماع، فيستطيع من لديهم صلاحية الوصول فتحهما بعد المكالمة.

ما تحصل عليه يعتمد على ترخيص مؤسستك وسياساتها. قد يوقف المسؤول التسجيل أو التفريغ النصي، أو يحدد من يستطيع تشغيلهما. إذا لم يظهر لك الخيار، فاسأل فريق تقنية المعلومات.

يساعدك النص المكتوب على مراجعة الصياغة الدقيقة لمقترح أو رقم بعد المكالمة. لكنه يتضمن كل كلمة بالترتيب الذي قيلت به، فتستخرج أنت الحضور والقرارات والمهام. لدى بعض المؤسسات ميزات ذكاء اصطناعي إضافية في Teams. اسأل المسؤول عما هو مفعّل لديك.

ثلاث طرق لتوثيق اجتماع Teams من أجل المحضر

اختر الطريقة التي تناسب قواعد مؤسستك. ويمكنك أيضًا الجمع بينها: تكتب يدويًا أثناء المكالمة، وتحتفظ بتسجيل لمراجعة المسودة.

كيف يحوّل Noter AI اجتماع Teams إلى محضر

Noter AI تطبيق يعمل على iPhone وiPad وAndroid. يسجّل الاجتماع ويكتب الملاحظات. فيه أسلوب إخراج باسم محضر الاجتماع، يحوّل التسجيل إلى مسودة منظمة. يمكنك تنزيله من App Store أو من Google Play. وهناك طريقتان لتسجيل اجتماع Teams به.

1. 1أرسل البوت إلى المكالمة. الصق رابط اجتماع Teams في التطبيق، أو اربط تقويم Outlook أو Google واضغط «انضمام» على الاجتماع. ينضم بوت إلى المكالمة بصفة ضيف ظاهر ويسجّل. لا يُثبَّت أي شيء في Teams. التفاصيل في صفحة بوت الاجتماعات.
2. 2أو سجّل القاعة. إذا كنت في قاعة اجتماعات وTeams معروض على الشاشة الكبيرة، فابدأ التسجيل في التطبيق وضع الهاتف على الطاولة. يستمر التسجيل والشاشة مقفلة، وتصل مدة التسجيل الواحد إلى ثلاث ساعات.
3. 3انتظر المعالجة. تسجيل مدته ساعة يحتاج إلى نحو دقيقتين. تتضمن الملاحظة نصًا مع تسميات للمتحدثين وتوقيتات، وملخصًا، ومهام مع أسماء المكلفين بها.
4. 4اختر أسلوب محضر الاجتماع. يعطيك هذا الأسلوب التنسيق الرسمي. وإذا كان لمجموعتك تنسيق خاص، فاستخدم أسلوب التعليمات المخصّصة وصِف التنسيق بكلماتك.
5. 5أعد تسمية المتحدثين وراجع المسودة. ضع الأسماء الحقيقية مكان تسميات المتحدثين. اضغط على سطر في النص لتسمع تلك اللحظة عندما تراجع مقترحًا أو رقمًا.
6. 6عدّل وصدّر. صحّح الملخص حيث يلزم، ثم صدّر إلى PDF أو Word، أو انسخه بتنسيقه إلى رسالتك البريدية. يشرح دليل مشاركة ملاحظات الاجتماع مع فريقك الخطوة التالية.

مثال على محضر اجتماع في Teams

البطاقة التالية مثال مُختلَق. المجموعة والأسماء والتواريخ والقرارات غير حقيقية. تعرض محضرًا تمت مراجعته لاجتماع لجنة على Teams مدته 40 دقيقة.

قائمة تحقق لمحضر اجتماع Teams

استخدم هذه القائمة قبل المكالمة وأثناءها وبعدها.

مشكلات وحلول

للاجتماعات عبر الإنترنت بعض المشكلات التي لا تظهر في اجتماعات القاعة.

حدود وملاحظات صريحة

اعرف هذه النقاط قبل أن تستخدم Noter AI لكتابة محاضر رسمية.

• يكتب مسودة. الاعتماد يبقى لمجموعتك. لا يستطيع التطبيق أن يخبرك هل استُوفيت قواعدكم الخاصة بالمحاضر.
• الحضور والتصويت يحتاجان إلى شخص. يعمل التطبيق من الصوت. من لم يتكلم لا يظهر في التسجيل. واكتب نتيجة التصويت كما يعلنها رئيس الاجتماع.
• قواعد مؤسستك تسري على البوت. إذا كانت اجتماعات Teams لديكم لا تسمح بالضيوف، فلن يستطيع البوت الانضمام. عندها سجّل القاعة بهاتفك.
• لا يوجد تطبيق لسطح المكتب. ترسل البوت من iPhone أو iPad أو Android، ويمكنك قراءة ملاحظاتك في المتصفح عبر تطبيق الويب app.noterai.net.
• استيراد ملف صوتي يحتاج إلى Premium. خطة واحدة تشمل كل شيء: $5.99 أسبوعيًا، أو $9.99 شهريًا، أو $69.99 سنويًا في الولايات المتحدة. الأسعار المحلية تختلف.
• إخبار المشاركين مسؤوليتك. القوانين تختلف من بلد إلى آخر، فاقرأ قوانين تسجيل الاجتماعات بحسب البلد.